Niepoprawne dane czy zgodne ze specyfikacją?
W trakcie migracji danych kadrowych niemal na pewno pojawi się moment, w którym dział kadr stwierdzi: „dane są niepoprawne”. W odpowiedzi zespół IT lub partner migracyjny odpowie: „przenieśliśmy wszystko zgodnie ze specyfikacją”. Ten klasyczny punkt sporny wynika z fundamentalnego niezrozumienia podziału odpowiedzialności i mylenia dwóch różnych pojęć: poprawności technicznej i poprawności merytorycznej.
Wyjaśnijmy to na prostym przykładzie: w polu „numer konta bankowego” w starym systemie dział kadr przez pomyłkę numer telefonu pracownika. Zespół migracyjny, realizując proces, przeniesie tę wartość do nowego systemu. Z technicznego punktu widzenia migracja tego rekordu przebiegła w 100% poprawnie – dane z pola A trafiły do pola B. Jednak z perspektywy biznesowej (merytorycznej) dane są katastrofalnie błędne, ponieważ uniemożliwią wypłatę wynagrodzenia. Kto jest za to odpowiedzialny?
Profesjonalny proces migracji opiera się na jasnym podziale ról, który powinien być zdefiniowany w umowie:
- Odpowiedzialność zespołu migracyjnego: Rolą partnera wdrożeniowego jest identyfikacja techniczna problemów oraz zapewnienie poprawnego transferu danych. Korzystając z automatycznych skryptów i analizy, zespół jest w stanie wykryć anomalie takie jak tekst w polu daty, nieprawidłowy format numeru PESEL czy brak kluczowej, wymaganej wartości i przekazanie takiej informacji Klientowi.
- Odpowiedzialność klienta (działu HR): Klient jest właścicielem danych i jako jedyny posiada wiedzę merytoryczną, aby podjąć decyzję o ich poprawie. To dział kadr musi odnaleźć poprawny numer konta pracownika, zinterpretować niejednoznaczny zapis w historii zatrudnienia czy uzupełnić brakujące dane, które nigdy nie zostały wprowadzone do systemu, a były przechowywane np. w osobnym arkuszu kalkulacyjnym. Zespół migracyjny może wskazać problem, ale to klient musi dostarczyć poprawne dane.
Migracja jako audyt jakości danych
Migracja jest więc potężnym audytem jakości danych, który bezlitośnie obnaża wszystkie błędy i niespójności gromadzone w starym systemie przez lata. Proces poprawy oraz ew. uzupełnienia danych nie powinien być polem bitwy, lecz ustrukturyzowaną współpracą. Zespół IT dostarcza „diagnozę”, a biznes dostarcza „lekarstwo”. Ostateczna akceptacja biznesowa danych i potwierdzenie ich poprawności merytorycznej zawsze leży po stronie klienta. Zrozumienie tego podziału ról od samego początku projektu jest kluczem do uniknięcia nieporozumień i zapewnienia, że nowy system wystartuje z danymi, którym można zaufać.
