Ewidencja danych pracowników
- Użytkownik ma możliwość utworzenia własnych pól do ewidencji danych, zgodnie z własnymi oczekiwaniami oraz specyfiką działalności firmy. Każdorazowo przy wprowadzaniu danych do systemu płac, zapisywane są informacje o użytkowniku, który tego dokonał. Archiwizowana jest również data i godzina operacji.
- Pracownik HR przy użyciu programu kadrowego może ewidencjonować podstawowe dane identyfikacyjne, osobowe i kontaktowe, informacje o rodzinie, wcześniejszych miejscach pracy, a także kwestie odnoszące się do wykształcenia i umiejętności pracowników.
- Aplikacja bierze pod uwagę wszelkie informacje, zgodne z ustawą i wymaganiami instytucji, do których mogą być przesyłane dane o pracownikach (np. ZUS i Urząd Skarbowy).
Umowy cywilnoprawne
Program Symfonia kadry i płace obsługuje mnóstwo umów cywilnoprawnych. Mowa tu choćby o umowach zlecenia, zryczałtowanych, z art. 13 p 7 (dla członków rad nadzorczych), z art. 13 p 9 (dotyczy kontraktów menedżerskich) oraz o umowach o dzieło (w tym także z przekazaniem praw autorskich).
W programie kadrowo płacowym Symfonia w prosty sposób wygenerować można wydruki umów (w MS Word oraz w formacie PDF). Istnieje przy tym możliwość stworzenia spersonalizowanych szablonów, które zawierać będą dowolną treść, grafikę i dane pozyskane z systemu.
Program do prowadzenia kadr umożliwia również sprawną obsługę kodów ubezpieczeń ZUS oraz dobrowolnych i obowiązkowych składek. Ważną funkcją jest tu opcja pozwalająca na wysyłanie raportów o składkach do programu Płatnik. System, biorąc pod uwagę zewidencjonowane rachunki, może przygotować zestawienie płacowe i pliki zawierające elektroniczne przelewy.
Możliwość wygodnego tworzenia wydruków
Użytkownik programu Symfonia kadry i płace pomoże w każdym momencie przygotować niezbędne wydruki. Może to być kwestionariusz osobowy dla ubiegającego się o pracę, pierwsza umowa, świadectwo pracy i wiele innych. Warto pamiętać, że wydruki mogą zostać dowolnie spersonalizowane (umieszczenie logo, znaku wodnego itp.).
Uproszczeniem jest to, że wszystkie, zapisane na jednym rekordzie dane pracownika dostępne będą również w przyszłości. To szczególnie ważne w przypadku, gdy ta sama osoba zostanie ponownie zatrudniona.
Rozliczanie i wypłaty wynagrodzeń pracowników
Z pomocą kadrowego ekosystemu można sprawnie wyliczyć miesięczne wynagrodzenia godzinowe i zasadnicze. Do wyboru użytkownika, twórcy programu do zarządzania kadrami przygotowali komplet dodatkowych składników płacowych (prowizje, nagrody, premie, akordy, dodatki funkcyjne i stażowe, nadgodziny itp.). Z tego względu pracownik obsługujący płatności może stworzyć dowolną ilość dodatkowych składników, które mogą być przeznaczone do wypłat jednorazowych i cyklicznych.
💡Oto pozostałe możliwości dedykowane do rozliczeń wynagrodzeń:
- Pracownikowi można przypisać dowolną ilość dodatkowych składników wynagrodzenia.
W programie Symfonia kadry i płace można przygotować listę płac, próbne listy oraz zaprezentować je przy uwzględnieniu korekt lub bez nich. - Pracownik HR według własnego uznania wybiera kolumny, które mają zostać prezentowane oraz kolejność, a także to, czyje wynagrodzenie znajdzie się, na której z list.
- Przygotowane w ten sposób listy mogą przybrać formę arkuszy kalkulacyjnych lub wydruków. Na ich podstawie z pomocą programu zrealizować można przelewy na konta lub wypłaty gotówkowe.
Przelewy gotówkowe
Mogą one być realizowane zarówno do instytucji (np. składki do ZUS pomniejszone o wartość wypłaconych zasiłków, podatki), jak i do indywidualnych odbiorców (zleceniobiorcy, pracownicy firmy, przelewy alimentacyjne itp.).
Symfonia, dzięki obsłudze ponad 30 systemów bankowych w Polsce, znacząco ułatwia przygotowanie plików z przelewami. Następnie pliki te ewidencjonowane są w wewnętrznej kartotece systemu. Dzięki temu możliwa będzie ich przyszła weryfikacja.
Świadczenia w naturze
Świadczenia pracownicze, których wartość stanowi zgodny z prawem przychód, opierają się nie tylko na gotówce. Są to również świadczenia socjalne, pakiety medyczne, ubezpieczenia, wpłaty PPK, świadczenia rzeczowe (np. karnet na siłownię) i inne. Wszystkie one rozliczane są również przy użyciu systemu kadry i płace Symfonia.
Korekty wynagrodzeń
Dzięki programowi do prowadzenia kadr użytkownik ma możliwość rozliczania wyrównań i korygowania wynagrodzeń. Z pomocą programu zwracane mogą być niedopłacone i nadpłacone składki ZUS. Ułatwiona jest też kwestia rozliczeń w przypadku zamiany nieobecności na inne (choroba pracownika w trakcie już rozliczonego urlopu).
Zmiany w wynagrodzeniach już rozliczonych w przeszłości oraz waloryzacja tych bieżących, również nie jest w najmniejszym stopniu problematyczna.
Potrącenia
Niektóre z nich, takie jak np. zajęcia komornicze lub alimenty przelewane są na konto odbiorcy równocześnie z dokonaniem wypłaty pracownika.
Zakres możliwości programu Symfonia obejmuje potrącenia z tytułem wykonawczym, alimentacyjne, od kwot netto, potrącenia za zgodą pracownika, pożyczki, kary pieniężne, kwoty odprowadzane na PPK.
Rozliczanie czasu pracy
Aplikacja pozwala na tworzenie kalendarzy pracowników. Prowadzone są one z bardzo dużą dokładnością (przy bardzo elastycznym okresie rozliczeniowym wynoszącym od 1 miesiąca do 12 miesięcy).
Ewidencjonowanie odbywa się według harmonogramu i poza nim, poza tym ewidencji podlegają nadgodziny, praca zdalna lub delegacje. Jedną z opcji jest rozszerzenie funkcjonalności o możliwość integracji z zewnętrznym systemem rejestracji czasu pracy oraz rozszerzeniem Symfonia e-Pracownik.
Obsługa nieobecności
- W standardzie umieszczono ponad 30 różnych nieobecności.
- Podczas ustalania wynagrodzeń, system bierze pod uwagę dane z wcześniejszych wypłat, wpływ nieobecności na wynagrodzenie, przebywanie na zasiłkach i przepisy prawa.
- Możliwa jest ewidencja urlopów oraz wyznaczanie ich wymiaru, oraz kontrola wykorzystania przez danego pracownika urlopu zwykłego lub na żądanie.
- Program kadrowo płacowy Symfonia uwzględnia również odbiory dnia wolnego za święto ustawowe przypadające w sobotę oraz odbiory nadgodzin. Opcją dodatkową jest obsługa wniosków urlopowych w formie elektronicznej.
- Pracownik działu HR ma możliwość zarówno ręcznego wprowadzenia zwolnienia lekarskiego, jak i zaimportowania pliku pobranego z PUE.
Pozwala na to rozbudowany system haseł i uprawnień. Dokładne określenie, kto jest, za co odpowiedzialny, pomaga uporządkować pracę przedsiębiorstwa. Z programu finansowego korzystać mogą tylko użytkownicy wcześniej wpisani na listę.
Symfonia finanse i księgowość na bieżąco zapisuje wszystkie czynności dokonane przez każdego użytkownika. Pracownik zaczynający pracę w firmie otrzymuje indywidualne hasło dostępu do programu. Ma to zapobiec niepowołanemu dostępowi osób trzecich.
