Program kadrowo płacowy Symfonia

Program do prowadzenia kadr umożliwia ewidencjonowanie zatrudnionych osób od rozpoczęcia do zakończenia czasu trwania umowy.

Podstawowa ewidencja

• Użytkownik ma możliwość utworzenia własnych pól do ewidencji danych, zgodnie z własnymi oczekiwaniami oraz specyfiką działalności firmy. Każdorazowo przy wprowadzaniu danych do systemu płac, zapisywane są informacje o użytkowniku, który tego dokonał. Archiwizowana jest również data i godzina operacji.
• Pracownik HR przy użyciu programu kadrowego może ewidencjonować podstawowe dane identyfikacyjne, osobowe i kontaktowe, informacje o rodzinie, wcześniejszych miejscach pracy, a także kwestie odnoszące się do wykształcenia i umiejętności pracowników.
• Aplikacja bierze pod uwagę wszelkie informacje, zgodne z ustawą i wymaganiami instytucji, do których mogą być przesyłane dane o pracownikach (np. ZUS i Urząd Skarbowy).

Umowy cywilnoprawne

Program Symfonia kadry i płace obsługuje mnóstwo umów cywilnoprawnych. Mowa tu choćby o umowach zlecenia, zryczałtowanych, z art. 13 p 7 (dla członków rad nadzorczych), z art. 13 p 9 (dotyczy kontraktów menedżerskich) oraz o umowach o dzieło (w tym także z przekazaniem praw autorskich). W programie kadrowo płacowym Symfonia w prosty sposób wygenerować można wydruki umów (w MS Word oraz w formacie PDF). Istnieje przy tym możliwość stworzenia spersonalizowanych szablonów, które zawierać będą dowolną treść, grafikę i dane pozyskane z systemu.

Program do prowadzenia kadr umożliwia również sprawną obsługę kodów ubezpieczeń ZUS oraz dobrowolnych i obowiązkowych składek. Ważną funkcją jest tu opcja pozwalająca na wysyłanie raportów o składkach do programu Płatnik. System, biorąc pod uwagę zewidencjonowane rachunki, może przygotować zestawienie płacowe i pliki zawierające elektroniczne przelewy.

Program kadrowo płacowy – możliwość wygodnego tworzenia wydruków

Użytkownik programu Symfonia kadry i płace pomoże w każdym momencie przygotować niezbędne wydruki. Może to być kwestionariusz osobowy dla ubiegającego się o pracę, pierwsza umowa, świadectwo pracy i wiele innych. Warto pamiętać, że wydruki mogą zostać dowolnie spersonalizowane (umieszczenie logo, znaku wodnego itp.). Uproszczeniem jest to, że wszystkie, zapisane na jednym rekordzie dane pracownika dostępne będą również w przyszłości. To szczególnie ważne w przypadku, gdy ta sama osoba zostanie ponownie zatrudniona.

Program kadrowo płacowy Symfonia pozwala na skuteczną obsługę kwestii świadczeń i wynagrodzeń w przedsiębiorstwie.

Rozliczanie i wypłaty wynagrodzeń pracowników

Z pomocą kadrowego ekosystemu można sprawnie wyliczyć miesięczne wynagrodzenia godzinowe i zasadnicze. Do wyboru użytkownika, twórcy programu do zarządzania kadrami przygotowali komplet dodatkowych składników płacowych (prowizje, nagrody, premie, akordy, dodatki funkcyjne i stażowe, nadgodziny itp.). Z tego względu pracownik obsługujący płatności może stworzyć dowolną ilość dodatkowych składników, które mogą być przeznaczone do wypłat jednorazowych i cyklicznych.

Oto pozostałe możliwości dedykowane do rozliczeń wynagrodzeń:

• Pracownikowi można przypisać dowolną ilość dodatkowych składników wynagrodzenia.
• W programie Symfonia kadry i płace można przygotować listę płac, próbne listy oraz zaprezentować je przy uwzględnieniu korekt lub bez nich.
• Pracownik HR według własnego uznania wybiera kolumny, które mają zostać prezentowane oraz kolejność, a także to, czyje wynagrodzenie znajdzie się, na której z list.
• Przygotowane w ten sposób listy mogą przybrać formę arkuszy kalkulacyjnych lub wydruków. Na ich podstawie z pomocą programu zrealizować można przelewy na konta lub wypłaty gotówkowe.

Przelewy gotówkowe

• Mogą one być realizowane zarówno do instytucji (np. składki do ZUS pomniejszone o wartość wypłaconych zasiłków, podatki), jak i do indywidualnych odbiorców (zleceniobiorcy, pracownicy firmy, przelewy alimentacyjne itp.).
• Symfonia, dzięki obsłudze ponad 30 systemów bankowych w Polsce, znacząco ułatwia przygotowanie plików z przelewami. Następnie pliki te ewidencjonowane są w wewnętrznej kartotece systemu. Dzięki temu możliwa będzie ich przyszła weryfikacja.

Świadczenia w naturze

Świadczenia pracownicze, których wartość stanowi zgodny z prawem przychód, opierają się nie tylko na gotówce. Są to również świadczenia socjalne, pakiety medyczne, ubezpieczenia, wpłaty PPK, świadczenia rzeczowe (np. karnet na siłownię) i inne. Wszystkie one rozliczane są również przy użyciu systemu kadry i płace Symfonia.

Korekty wynagrodzeń

Dzięki programowi do prowadzenia kadr użytkownik ma możliwość rozliczania wyrównań i korygowania wynagrodzeń. Z pomocą programu zwracane mogą być niedopłacone i nadpłacone składki ZUS. Ułatwiona jest też kwestia rozliczeń w przypadku zamiany nieobecności na inne (choroba pracownika w trakcie już rozliczonego urlopu). Zmiany w wynagrodzeniach już rozliczonych w przeszłości oraz waloryzacja tych bieżących, również nie jest w najmniejszym stopniu problematyczna.

Potrącenia

• Niektóre z nich, takie jak np. zajęcia komornicze lub alimenty przelewane są na konto odbiorcy równocześnie z dokonaniem wypłaty pracownika.
• Zakres możliwości programu Symfonia obejmuje potrącenia z tytułem wykonawczym, alimentacyjne, od kwot netto, potrącenia za zgodą pracownika, pożyczki, kary pieniężne, kwoty odprowadzane na PPK.

Rozliczanie czasu pracy i ewidencjonowanie nieobecności pracowników nigdy nie było łatwiejsze. Program Symfonia kadry i płace sprawia, że obsługa jest niemal automatyczna.

Rozliczanie czasu pracy

Aplikacja pozwala na tworzenie kalendarzy pracowników. Prowadzone są one z bardzo dużą dokładnością (przy bardzo elastycznym okresie rozliczeniowym wynoszącym od 1 miesiąca do 12 miesięcy). Ewidencjonowanie odbywa się według harmonogramu i poza nim, poza tym ewidencji podlegają nadgodziny, praca zdalna lub delegacje. Jedną z opcji jest rozszerzenie funkcjonalności o możliwość integracji z zewnętrznym systemem rejestracji czasu pracy oraz rozszerzeniem Symfonia e-Pracownik.

Obsługa nieobecności

• W standardzie umieszczono ponad 30 różnych nieobecności.
• Podczas ustalania wynagrodzeń, system bierze pod uwagę dane z wcześniejszych wypłat, wpływ nieobecności na wynagrodzenie, przebywanie na zasiłkach i przepisy prawa.
• Możliwa jest ewidencja urlopów oraz wyznaczanie ich wymiaru, oraz kontrola wykorzystania przez danego pracownika urlopu zwykłego lub na żądanie.
• Program kadrowo płacowy Symfonia uwzględnia również odbiory dnia wolnego za święto ustawowe przypadające w sobotę oraz odbiory nadgodzin. Opcją dodatkową jest obsługa wniosków urlopowych w formie elektronicznej.
• Pracownik działu HR ma możliwość zarówno ręcznego wprowadzenia zwolnienia lekarskiego, jak i zaimportowania pliku pobranego z PUE.

Obsługujący kadry i płace program daje ogrom możliwości, jeśli chodzi o importowanie niezbędnych dokumentów z zewnętrznych źródeł.

Import danych z zewnątrz

To przede wszystkim comiesięczne wartości z MS Excel. Import w dużej mierze dotyczy czynników, takich jak premie, potrącenia, dodatki, nieobecności. To proste narzędzie sprawia, że wprowadzanie informacji dostarczonych przez inne jednostki przedsiębiorstwa jest znacznie szybsze. Istotną kwestią jest tu unikanie błędów, powstających podczas ręcznego wprowadzania danych (np. literówki), co w przypadku przypisywaniu składników wynagrodzenia może mieć przykre konsekwencje.

Import kartoteki z programu Płatnik

• Użytkownik łączy się z bazą danych osobowych kartoteki i w prosty sposób pobiera dane identyfikacyjne pracowników i zleceniobiorców, którzy są zgłoszeni do ZUS. Warto zaimportować dane na początku wdrożenia, uprości to dalszą pracę.
• Trzeba zaznaczyć, że zaimportowane w ten sposób dane dodawane są automatycznie do bazy danych programu, skracając czas ich wprowadzania o co najmniej 5 minut na pojedynczy rekord.

Importowanie przy użyciu plików XML

Różne kategorie danych zostają wczytane do systemu z wcześniej przygotowanych, zgodnych ze specyfikacją plików XML. Przetwarzać można w ten sposób dane płacowe, kadrowe i osobowe, informacje dotyczące czasu pracy i zdarzeń, przypisanie poszczególnych pracowników do wzorców kadrowo płacowych.

Import zwolnień lekarskich

Z pomocą systemu kadry i płace Symfonia łatwo można pobrać plik ze zwolnieniami z platformy PUE oraz walidację danych. Dla osób pragnących jeszcze bardziej zintegrować się z PUE istnieje możliwość dokonania tego bezpośrednio przez API. Dane trafiają prosto do odbiorcy. Proces importowania zwolnień jest więc niezawodny i szybki.

Dane potrzebne dla analiz kadrowo płacowych

Składniki baz danych pozwalają na jeszcze efektywniejsze udostępnianie danych i informacji znajdujących się w systemie narzędzi analitycznych (np. Business Intelligence). Różne potrzeby wymagają od użytkownika konfiguracji programu w tym zakresie.

e-Teczka pracownicza

Ta opcja umożliwia działowi HR:

• Prowadzenie dokumentacji dotyczących pracownika w formie elektronicznej.
• Datowanie dokumentów – w późniejszej fazie możliwe jest przeszukanie teczek pod tym kątem. Dzięki temu aktualizacja danych w teczkach jest dużo łatwiejsza.
• Publikowanie dokumentów znajdujących się w systemie (każdy pojedynczy wydruk, taki jak np. umowa o pracę może być od razu opublikowany w e-Teczce pracowniczej). Dane takie przypisane są do odpowiedniej sekcji i kategorii. To użytkownik decyduje o tym, które dane znajdą się w teczce, a które nie.
• Opcjonalnie zapewnienie dostępu online do części lub wszystkich dokumentów z e-Teczki pracownikom firmy.
• Wyszukiwanie konkretnych dokumentów (aktualnych bądź historycznych) ewidencjonowanych w e-Teczkach.
• Tworzenie dopasowanych do swoich potrzeb sekcji dokumentów, a także ich licznych kategorii i podkategorii. Możliwe jest również wprowadzanie dodatkowej ewidencji czasu pracy oraz dokumentów PIT, poza tymi sekcjami, które określa ustawa.
• Publikowanie dokumentów pozyskanych z zewnętrznego źródła. Każdy plik przypisywany jest przez program do właściwej sekcji (A/B/C/D) teczki, może też być podpisany cyfrowo.
• Przeszukiwanie e-Teczki pod kątem braków. Pracownik obsługujący program ustala, które dokumenty są mu niezbędne. Łatwo więc sprawdzić, których brakuje w ewidencji.
• Działanie zgodnie z prawem. Program do prowadzenia kadr oferuje wiele przydatnych opcji. Jedną z nich jest możliwość przekazania pracownikowi elektronicznej kopii dotyczącego jego archiwum. Wersja dla pracownika może zawierać pliki z metadanymi. Ich składniki określa ustawa.

Z poziomu programu możliwe jest komunikowanie oraz sprawne przekazywanie wymaganych dokumentów.

Obsługa zasiłków dla zleceniobiorców

Choroby i zasiłki można zarejestrować i rozliczyć każdej osobie, która jest zgłoszona do ZUS i opłaca tam składkę chorobową lub/i wypadkową, w czasie trwania umowy cywilnoprawnej. Użytkownik, wyznaczając dzienną stawkę, bierze pod uwagę podstawę z wcześniejszych miesięcy w ramach umów cywilnoprawnych obowiązujących w momencie rozliczania zasiłków.

Zwolnienia lekarskie wczytywane są elektronicznie z PUE jednocześnie ze zwolnieniami etatowych pracowników firmy lub wprowadzane są ręcznie przez osobę obsługującą program kadrowy online.

Deklaracje elektroniczne dla US i ZUS oraz przelewy.

Użytkownik systemu Symfonia kadry i płace znajdzie w nim:

• deklaracje dedykowane dla programu Płatnik (OSW, DRA, RCA, RPA, RSA, RZA, ZSWA, ZWUA, ZCNA, ZIUA, ZZA i ZUA);
• deklaracje PIT-11, PIT-2, PIT-4R, PIT-8AR, IFT-1/1R (dostępne są w wersji do druku oraz elektronicznej, zgodne są z aktualnym stanem prawnym).

W procesie generowania danych, program kadrowo płacowy Symfonia dokonuje sprawdzenia ich kompletności, biorąc pod uwagę wymagane dla danej deklaracji minimum. Gdy zaistnieje konieczność rozliczenia korekty wynagrodzenia, nieobecności lub składek system przygotowuje deklarację korygującą. Przygotowane w programie deklaracje przechowuje się w specjalnym repozytorium, znajdującym się w bazie danych. Użytkownik programu do prowadzenia kadr ma więc stały dostęp do ich historycznych wersji. W każdej chwili można przeszukać bazę, przeglądać deklaracje, weryfikować je, podpisywać, a także wysyłać bezpośrednio z konkretnej kartoteki. Pracownik może otrzymać deklarację w postaci wydruków (również tych, opisanych referencyjnym numerem UPO). Istnieje też możliwość wysłania jej jako zaszyfrowanego załącznika wiadomości e-mail lub opublikowania na portalu pracowniczym.

Pełne raportowanie wszelkich czynności umożliwia skuteczną kontrolę tego, co dzieje się w przedsiębiorstwie.

Wydruki płacowe i kadrowe

System kadry i płace Symfonia oferuje ponad 130 wzorów wydruków. Łatwo więc przygotować uzupełnione danymi pracowników aneksy do umów, umowy o pracę, kwestionariusze, świadectwa pracy, wypowiedzenia, zaświadczenia, oświadczenia, wnioski, zgody oraz podania. Istotne z punktu widzenia osoby obsługującej program kadrowo płacowy jest to, że może ona stworzyć własne wzory z obowiązującymi w organizacji czcionkami, logotypami, czcionkami itp. Oprócz możliwości wysłania części raportów w zaszyfrowanych wiadomościach (paski wynagrodzeń, PIT-11), jest też możliwość publikacji raportów w formie elektronicznej w pracowniczej e-Teczce.

Raporty płacowe

Obejmują:

• listy płac;
• karty wynagrodzeń;
• paski pracownicze;
• podsumowania;
• zestawienia.

Użytkownik systemu decyduje, które składniki i w jakiej kolejności mają być mu przedstawiane. Określa również nazwy pozycji (użyte będą przy wydrukach) zgodne z polityką raportowania w danej firmie. Dzięki temu zależnie od indywidualnych potrzeb można w łatwy sposób dostosować do siebie opcje wyświetlania poszczególnych danych tak, aby otrzymać tylko najpotrzebniejsze informacje.

Raporty najczęściej dostępne są w postaci plików PDF oraz w formacie programu MS Excel. Standardowa konfiguracja systemu kadr obejmuje zestawienia wykorzystywane przy dokonywaniu wypłat wynagrodzeń z tytułu umów cywilnoprawnych lub generowaniu list płac.

Program kadrowy online – inne raporty

Pracę działu HR wspomagają dodatkowe raporty, takie jak np. te dotyczące statystyk zatrudnienia oraz zawierające dane deklaracji GUS (DG-1, Z-03).

Najważniejsze zmiany prawne, które mają wpływ na działanie i sposób obsługi programu kadrowego online są komunikowane użytkownikowi za pośrednictwem:

• webinariów;
• komunikatów w samej aplikacji;
• artykułów w Centrum Wiedzy;
• bloga Symfonii;
• informacji wysyłanych w wiadomościach e-mailowych;
• inicjatyw Akademii Symfonii.

Wiedząc o tym, że nadążenie za zmianami w polskim prawie gospodarczym jest trudne, zespół zajmujący się Symfonią wdrożył specjalne rozwiązania, umożliwiające szybkie reagowanie, rozpoznawanie, analizowanie i wprowadzanie zmian. Regularnie pojawiają się więc aktualizacje, które są owocem pracy zespołu ekspertów.

Wszechstronne narzędzie, jakim jest program Symfonia kadry i płace oferuje użytkownikom dużo więcej możliwości. Oto kilka dodatkowych funkcji, które jeszcze bardziej ułatwią pracę rzeszom specjalistów.

Księgowanie wynagrodzeń

• Odpowiednia konfiguracja umożliwia natychmiastowe przygotowanie dokumentu oraz jego błyskawiczne wysłanie go do narzędzi księgowych Symfonii. Dostępne są księgowania zwykłe i równoległe.
• System pozwala na zdefiniowanie własnych schematów księgowych (dotyczą składników wynagrodzeń, naliczeń, kwot, potrąceń i świadczeń).
• Obecność w bazie danych informacji o pracowniku umożliwia dodatkowe zwymiarowanie księgowania w systemie kadrowo płacowym. Zanim to jednak nastąpi, konieczne będzie wykonanie konfiguracji wdrożeniowej.
• Użytkownik może zdecydować się nie tylko na użycie księgowań statycznych, ale również wykorzystać księgowe konta dynamiczne (rozksięgowanie zsumowanych kosztów pracy danego pracownika, z uwzględnieniem przepracowanych godzin dla poszczególnych działów, zespołów oraz prowadzonych projektów i zaplanowanych zadań).

Wysyłanie pasków i PIT w formie zaszyfrowanych załączników w wiadomościach e-mail

Specjalista ds. kadr i płac może podpisać taki dokument cyfrowym podpisem kwalifikowanym. Wiadomości są przesyłane za pośrednictwem serwera poczty SMTP lub używając do tego celu klienta poczty MS Outlook. Ułatwieniem jest możliwość utworzenia dla każdego pracownika indywidualnego hasła wykorzystywanego na potrzeby szyfrowania przesyłanych dokumentów. Powszechnie wykorzystuje się w tym celu również istniejącą informację niejawną (np. PESEL pracownika).W wiadomościach e-mailowych można wysyłać pracownikowi wybrane raporty (obejmują one np. paski wynagrodzeń, dokumenty Z-3/Z-3a, deklaracje podatkowe PIT-11, skierowanie na okresowe badania lekarskie) oraz inne dokumenty w zaszyfrowanych załącznikach.

Wbudowane przypomnienia

Dotyczą wielu istotnych dla HR-owca kwestii, zapewniają więc zwiększone możliwości kontroli najważniejszych dat oraz terminów powiązanych z ewidencją kadr w przedsiębiorstwie. Warto z tej funkcjonalności korzystać. Ustawienie przypomnień poprawia komfort pracy specjalistów ds. kadr i płac. Dzięki temu rozwiązaniu ryzyko przeoczenia ważnych terminów jest minimalne.

• Nadchodzące terminy zakończenia umów o pracę, które zawarte były na czas określony lub okres próbny.
• Konieczność zlecenia pracownikowi wstępnych lub okresowych badań lekarskich. Ta kwestia jest ważna również, gdy dana osoba przebywała długo na zwolnieniach lekarskich. W takim przypadku zleca się badanie kontrolne.
• Jedną z opcji są przypomnienia użytkownika. To narzędzie pozwala osobie obsługującej program kadrowy online, ustawić dla dowolnego pracownika przypomnienie o zadaniu (może to być konieczność przygotowania zaświadczenia lub dostarczenia konkretnego dokumentu).
• Przypomnienia wdrożeniowe powiązane są takimi danymi, które zawierają daty i dostępne są dla większości pól obecnych w systemie kadrowo płacowym.