Kodeks Postępowania dla Kontrahentów

1. Cel i zakres dokumentu

Niniejszy dokument określa standardy etyczne, organizacyjne i operacyjne obowiązujące Positiv s.c. jako wykonawcę usług wdrożeniowych systemów ERP (w szczególności oprogramowania Symfonia) oraz usług informatycznych i doradczych. Zasady dotyczą wszystkich pracowników i współpracowników Positiv biorących udział w realizacji projektów na rzecz Klientów.

Celem dokumentu jest zapewnienie Klientom pewności co do sposobu, w jaki Positiv prowadzi projekty pod kątem etyki, bezpieczeństwa danych, jakości pracy i standardów komunikacji.

2. Etyka biznesowa i uczciwość

Positiv prowadzi działalność w oparciu o zasady uczciwości, przejrzystości i poszanowania interesów Klientów. W ramach realizowanych projektów zobowiązujemy się do:

Rzetelnego i obiektywnego doradztwa – rekomendacje wdrożeniowe opieramy wyłącznie na analizie potrzeb Klienta, nie na interesie handlowym Positiv.
Braku konfliktu interesów – ujawniamy wszelkie okoliczności mogące wpłynąć na bezstronność naszych rekomendacji lub działań projektowych.
Zakazu korupcji i łapówkarstwa – żaden pracownik Positiv nie może przyjmować ani oferować korzyści majątkowych lub osobistych w związku z realizacją projektu.
Zakazu przyjmowania prezentów – pracownicy Positiv nie przyjmują od Klientów ani Partnerów prezentów o wartości przekraczającej symboliczny charakter.
Transparentności w raportowaniu – błędy, opóźnienia i incydenty są zgłaszane Klientowi niezwłocznie, bez zatajania informacji.

3. Ochrona danych i bezpieczeństwo informacji

Podczas wdrożeń systemów ERP konsultanci Positiv mogą mieć dostęp do wrażliwych danych Klienta, w tym danych finansowych, kadrowych i operacyjnych. Zobowiązujemy się do:

Przetwarzania danych Klienta wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji projektu i zgodnie z podpisaną umową o powierzeniu przetwarzania danych osobowych.
Przestrzegania przepisów RODO/GDPR oraz wszelkich innych przepisów o ochronie danych osobowych obowiązujących w Polsce.
Stosowania zasady minimalnego dostępu – pracownicy Positiv otrzymują dostęp tylko do tych zasobów, środowisk i danych, które są niezbędne do wykonania powierzonych im zadań.
Stosowania bezpiecznych metod dostępu do systemów Klienta – w tym autoryzacji wieloskładnikowej (MFA) tam, gdzie jest to technicznie możliwe.
Niekopiowania, nieprzechowywania ani nieeksportowania danych Klienta poza autoryzowane systemy i nośniki.
Niezwłocznego powiadamiania Klienta o każdym incydencie bezpieczeństwa dotyczącym jego danych lub środowisk IT.
Usunięcia lub zwrotu danych Klienta po zakończeniu projektu – zgodnie z postanowieniami umowy.

Wszyscy pracownicy Positiv uczestniczący w projekcie zobowiązani są do zachowania poufności zarówno w trakcie trwania projektu, jak i po jego zakończeniu.

4. Standardy realizacji projektów

Positiv stosuje ustrukturyzowane podejście do wdrożeń, zapewniające przewidywalność, kontrolę i wysoką jakość rezultatów:

Każdy projekt prowadzony jest zgodnie z ustalonym harmonogramem i zakresem, z wyznaczonym opiekunem projektu po stronie Positiv.
Wszelkie zmiany konfiguracji systemów Klienta są dokumentowane przed wprowadzeniem i wymagają akceptacji uprawnionej osoby po stronie Klienta.
Przed uruchomieniem produkcyjnym przeprowadzane są testy akceptacyjne z udziałem Klienta.
Klient, w trakcie wdrożenia, otrzymuje dokumentację obejmującą opis wdrażanych rozwiązań i planowanych konfiguracji.
Ryzyka projektowe są identyfikowane i zgłaszane Klientowi na bieżąco – Positiv nie ukrywa problemów mogących wpłynąć na termin lub zakres projektu.
Klient jest informowany o postępie prac w uzgodnionych odstępach czasu (raporty statusowe, spotkania projektowe).

5. Poufność i własność intelektualna

Positiv zobowiązuje się do nieujawniania osobom trzecim żadnych informacji poufnych uzyskanych w toku realizacji projektu, w tym danych biznesowych, finansowych, organizacyjnych i technicznych Klienta.
Positiv wykorzystuje własny know-how, zdobyty przy wcześniejszych wdrożeniach [doświadczenie] w projektach realizowanych na rzecz kolejnych Klientów.
Positiv nie posługuje się nazwą, logo ani informacjami o kliencie w celach marketingowych bez uprzedniej zgody klienta.

6. Zgodność z prawem

Positiv prowadzi działalność w pełnej zgodności z obowiązującym prawem polskim. W szczególności:

Przestrzegamy przepisów prawa pracy i zatrudniamy pracowników na podstawie legalnych umów.
Stosujemy się do przepisów podatkowych, w tym do wymogów wynikających z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz ustaw o rachunkowości.
Respektujemy przepisy dotyczące ochrony danych osobowych (RODO) oraz regulacje sektorowe obowiązujące w branżach klientów, w których prowadzimy wdrożenia.
Nie uczestniczymy w żadnych działaniach noszących znamiona prania pieniędzy, finansowania terroryzmu ani nieuczciwej konkurencji.

7. Komunikacja i relacje z klientem

Pracownicy Positiv komunikują się z Klientem w sposób profesjonalny, rzeczowy i z poszanowaniem jego czasu.
Wszelkie ustalenia projektowe o istotnym znaczeniu są potwierdzane na piśmie (e-mail, protokół spotkania).
Positiv nie wywiera presji sprzedażowej na Klientów podczas trwania projektów – propozycje dodatkowych usług są przedstawiane wyłącznie w odpowiednim momencie i kontekście.
W przypadku pojawienia się nieporozumień lub zastrzeżeń co do jakości usług, Klient ma prawo zgłosić je bezpośrednio do kierownika projektu lub Zarządu Positiv.

8. Procedura zgłaszania naruszeń

Klienci i Partnerzy, którzy stwierdzą naruszenie niniejszych zasad przez pracownika lub przedstawiciela Positiv, mogą zgłosić ten fakt:

Każde zgłoszenie jest traktowane poważnie i rozpatrywane przez Zarząd Positiv. Zgłaszający może pozostać anonimowy. W przypadku potwierdzenia naruszenia Positiv podejmie działania naprawcze, a wobec osoby odpowiedzialnej zastosowane zostaną stosowne konsekwencje.

9. Postanowienia końcowe

Niniejsze zasady wchodzą w życie z dniem 1 marca 2022 r. i obowiązują bezterminowo.
Positiv zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszego dokumentu.
Aktualna wersja dokumentu jest publicznie dostępna na stronie internetowej Positiv.
Pytania dotyczące stosowania niniejszych zasad można kierować na adres: kontakt@positiv.pl