Branża transport i logistyka

Zamknięcie miesiąca przy fakturach walutowych, delegacjach i setkach dokumentów z systemów zewnętrznych ciągnie się 10–12 dni — a dział finansowo-księgowy i tak musi ręcznie naprawiać błędy importu zanim cokolwiek trafi do ksiąg.

Faktury za usługi transportowe wystawiane są ręcznie — po jednej, na podstawie danych z TMS-a lub arkusza Excel. Przy dużym wolumenie to kilka godzin dziennie pracy, którą powinien robić system.

Dane z systemów transportowych (TMS, platformy spedycyjne, GPS) nie trafiają do ERP automatycznie — ktoś musi je eksportować, poprawiać i importować. Każda integracja to kolejne miejsce, gdzie coś może się wysypać.

Kontrakty z klientami mają indywidualne warunki: kursy walut, ceny za km lub paletomiejsce, rabaty, terminy. ERP tego nie obsługuje, więc rozliczenia trafiają do własnych arkuszy każdego handlowca.

Przy wdrożeniu KSeF pojawiają się problemy z fakturami zbiorczymi, korektami do faktur walutowych i niestandardowymi schematami ewidencji specyficznymi dla działalności transportowej i spedycyjnej.

Możliwe błędy w rozliczeniu otrzymanej specyfikacji z listą faktur w Excelu, do której został przesłany jeden przelew. Brak automatyzacji tego procesu skutkuje wydłużonym czasem potrzebnym na jego obsługę, a jednocześnie może powodować występowanie błędów.

Dział handlowy, transport i księgowość pracują na różnych wersjach danych. Raport sprzedaży z handlówki nigdy nie zgadza się z tym z modułu Finanse i księgowość — i nikt nie wie, która wersja jest prawdziwa.

System działał przy 200 zleceniach miesięcznie. Przy 2 000 — się dławi. Każdy wzrost wolumenu oznacza więcej ręcznej pracy, więcej etatów w administracji i więcej błędów — zamiast większej efektywności.

Faktury kosztowe, zlecenia transportowe i dokumenty magazynowe trafiają do systemu z opóźnieniem i ręcznie — każdy dokument zakupowy wymaga przepisania danych, weryfikacji i akceptacji przez kolejne osoby, zanim pojawi się w księgach.

Faktury w EUR, GBP i USD rozliczane według różnych kursów i z indywidualnymi zasadami dla każdego kontrahenta — system nie obsługuje tych wariantów, więc różnice kursowe i przeliczenia lądują w arkuszach poza ERP.

Import danych z platform giełd transportowych, systemów telematycznych i narzędzi do zarządzania flotą kończy się błędami formatu lub niekompletnymi rekordami. Każdy import wymaga ręcznej weryfikacji — integracja działa tylko do czasu pierwszej aktualizacji systemu zewnętrznego.

Dekretacja dokumentów handlowych i ich księgowanie do modułu FK wykonywane jest ręcznie lub z błędami automatycznej dekretacji — różne typy operacji transportowych wymagają niestandardowych schematów kont, których standardowy mechanizm ERP nie przewiduje.

Brak prawidłowej identyfikacji kosztów poniesionych na poszczególne ciągniki siodłowe i naczepy — koszty napraw, paliwa i eksploatacji trafiają do jednego worka. Który ciągnik faktycznie „pożera" budżet? Bez ręcznego rozbijania faktur w arkuszu — nie wiadomo.

Brak dedykowanych zestawień wynikających ze specyfiki branży — np. analiza kosztów napraw poszczególnych pojazdów. Standardowy ERP tego nie generuje, więc dział księgowości ręcznie przygotowuje dane do analizy w Excelu przy każdym zapytaniu zarządu.

Ewidencja czasu pracy wg tras i zleceń prowadzona jest poza systemem — w arkuszach lub papierowo. Sprawozdawczość czasu pracy i przerw kierowców wymagana przepisami generuje osobny, w pełni ręczny proces.

Ewidencja dodatkowych składników wynagrodzenia dla kierowców — benefitów i potrąceń — prowadzona jest poza systemem kadrowo-płacowym. Ryzyko pomyłki przy ręcznym wprowadzaniu lub imporcie rośnie wprost proporcjonalnie do liczby kierowców w firmie.

Mieszany system płacowy kierowców — wynagrodzenie etatowe plus godzinowe za realizację poszczególnych zleceń — obsługiwany jest na oddzielnych listach płac. Łączny, spójny wydruk płacowy dla kierowcy wymaga ręcznego łączenia danych z kilku miejsc.

Trudności z prawidłowym rozliczaniem i kalkulacją kosztów poszczególnych środków transportu użytkowanych przez różne oddziały. Brak automatycznego podziału kosztów według godzin pracy sprawia, że każde rozliczenie wymaga ręcznej pracy poza systemem.

Konieczność ewidencjonowania i raportowania części składowych środków trwałych (np. samochodów ciężarowych) oraz prowadzenia ich odrębnej amortyzacji — bez dedykowanego zestawienia w systemie każda taka analiza to praca od zera w Excelu.