18 listopada 2021 roku w Dzienniku Ustaw została opublikowana ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur tzw. KSeF.

 Jak wyjaśnia wiceminister finansów Jan Sarnowski ,,E-faktura to kamień milowy w zakresie uszczelniania VAT. Jej wprowadzenie w Polsce to historyczna zmiana, przełom podobny do wdrożenia raportowania w formacie JPK czy mechanizmu podzielonej płatności (split payment). E-faktura to również całkowita nowość technologiczna. Polska będzie czwartym krajem UE, który ją wdroży. W 2017 r. zrobiły to Włochy, rok później Hiszpania, a w 2019 – Portugalia. Od połowy 2024 e-faktura będzie etapowo wprowadzana we Francji.”

Od 1 stycznia 2022 e-faktury dostępne będą na zasadzie dobrowolności. Ministerstwo Finansów, chce aby e-faktury stały się obligatoryjne na początku 2023 dla wszystkich przedsiębiorców.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Podstawą prawną jest  art. 106nd ustawy i VAT, który mówi że Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym (prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który jest też administratorem danych zawartych w KSeF) służącym do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;
• powiadamiania podmiotów z niego korzystających, o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub ich odebraniu;
• uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF, posiadanych przez podmioty korzystające z KSeF;
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF;
• analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
• powiadamiania podmiotów korzystających z KSeF, o:
  • dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
  • dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury ustrukturyzowanej określonej przez Ministra Finansów,
  • braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KSeF;
• powiadamiania podmiotów innych niż uprawnieni do korzystania z KSeF o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Kto będzie mógł korzystać z KSeF?

Od stycznia 2022 na podstawie nowego art. 106nb ustawy o VAT z KSeF będą mogli korzystać:

• podatnik VAT;
• podmioty wskazane przez podatnika VAT;
• podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT (tj. organy egzekucyjne w postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego);
• osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT;
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu;
• podmioty inne, niż wymienione w pkt 1–5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

Rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF

Paragraf 2 rozporządzenia dzieli uprawnienia na trzy kategorie:

• Uprawnienia do nadawania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
• Uprawnienia do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• Uprawnienia do wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ustawy o VAT (czyli wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez nabywcę), będących fakturami ustrukturyzowanymi.

Korzyści z e-Faktur

• Szybki zwrot VAT – skrócony terminu zwrotu podatku 60 do 40 dni,
• Bezpieczeństwo – faktura pozostanie w bazie danych Ministerstwa Finansów, nie będzie już konieczności tworzenia duplikatów,
• Przyspieszenie obrotu – dzięki działaniu za pośrednictwem bazy Ministerstwa, zawsze będziemy mieli pewność, że faktura trafiła do kontrahenta.
• Wygoda oraz standaryzacja- e-faktury będą miały ujednolicony wygląd,
• Mniej obowiązków – podatnik nie będzie musiał przechowywać faktur wystawionych w KSeF, ponieważ będą one przechowywane przez administrację przez okres 10 lat, a więc co do zasady w okresie, w którym większość zobowiązań podatkowych się przedawnia
• Mniej danych do przesłania – podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).

Nowy wzór e-Faktur będzie dostępny w programie Symfonia Handel od połowy stycznia 2022.  Zachęcamy Państwa do umówienia się już dziś na aktualizację swojego systemu.