Jak Grupa Cichy-Zasada odzyskała tysiące godzin dzięki automatyzacji procesów finansowych

Grupa Cichy-Zasada (GCZ), gigant polskiego rynku dealerskiego z przychodami sięgającymi 5 miliardów złotych, stanęła przed strategicznym wyzwaniem: jak zarządzać masą krytyczną danych transakcyjnych w rozproszonym środowisku IT bez konieczności wdrażania kosztownego, monolitycznego systemu ERP klasy Tier-1? W obliczu fuzji trzech potężnych podmiotów i rosnącej presji na marże, organizacja potrzebowała rozwiązania, które uszczelni przepływ gotówki i zautomatyzuje powtarzalne procesy. Odpowiedzią okazała się precyzyjna inżynieria procesowa i autorskie rozwiązania firmy Positiv, które przekształciły zbiór niezależnych aplikacji w jeden, spójny ekosystem.

Architektura Giganta

Zrozumienie skali operacji Grupy Cichy-Zasada jest kluczowe dla docenienia złożoności wyzwania, przed którym stanęły działy finansowe i operacyjne. Jako niekwestionowany lider polskiego rynku dealerskiego, firma zarządza ogromnym wolumenem transakcji, pojazdów i danych.

Grupa Cichy-Zasada to niekwestionowany lider polskiej branży motoryzacyjnej, powstały w 2020 roku w wyniku największej fuzji na rynku dealerskim, łączącej aktywa Grupy Cichy, Sobiesław Zasada Automotive oraz firmy Rowiński-Wajdemajer. Z siecią 49 salonów zlokalizowanych od Szczecina po Kraków i roczną sprzedażą przekraczającą 25 000 samochodów, Grupa generuje obroty rzędu 5 miliardów złotych.

To, co wyróżnia GCZ na tle korporacyjnej konkurencji, to unikalna strategia technologiczna. Zamiast dążyć do wdrożenia jednego, globalnego systemu (jak SAP), Grupa świadomie rozwija architekturę „Best-of-Breed”. Ekosystem ten opiera się na integracji najlepszych w swojej klasie systemów dziedzinowych:

• Autostacja (DMS – Dealer Management System) do obsługi serwisu i sprzedaży
• Symfonia (Finanse i Księgowość) jako „mózg” finansowy

Przy rentowności netto na poziomie 1,94% , efektywność operacyjna i szczelność tego ekosystemu nie są tylko kwestią wygody, ale fundamentalnym warunkiem utrzymania przewagi konkurencyjnej.

Wąskie gardła w skali makro

Skala działalności GCZ – tysiące transakcji dziennie, setki pracowników i dziesiątki lokalizacji – obnażyła krytyczne wąskie gardła w standardowych procesach integracyjnych i księgowych. „Ręczne sterowanie” przy takim wolumenie danych stało się barierą wzrostu.

Paraliż Importowy (DMS-FK): Błędy w danych źródłowych z systemu Autostacja (np. literówki w NIP, braki kodów, niezgodność stawek VAT) regularnie zatrzymywały import dokumentów do systemu finansowego. Księgowość była zmuszona do ręcznej analizy logów i korekty setek pozycji, co opóźniało zamknięcie miesiąca.

„Klif” Skali w Bankowości: Obsługa flotowa blisko 200 kart pracowniczych oznaczała konieczność ręcznego wskazywania i wczytywania 200 oddzielnych plików wyciągów bankowych. Proces ten był ekstremalnie czasochłonny i obarczony wysokim ryzykiem pominięcia pliku.

Problem „Sierot” Płatniczych: Wpłaty masowe od klientów detalicznych (serwis, części), którzy nie mieli wprowadzonych numerów kont (IBAN) w bazie FK, nie były rozpoznawane przez system. Trafiały na konta „do wyjaśnienia”, blokując salda i windykację.

Silosy Danych HR-FK: Brak automatycznej synchronizacji między zewnętrznym systemem kadrowym, a finansowym (Symfonia) powodował, że zmiany danych pracowników (np. nowe konto bankowe) nie były widoczne w księgowości. Rodziło to ryzyko wysyłania wynagrodzeń na nieaktualne rachunki.

Deficyt Analityczny: Dokumenty importowane do FK nie posiadały znaczników działowych (MPK). Uniemożliwiało to precyzyjne raportowanie rentowności poszczególnych oddziałów w systemie Business Intelligence.

„Największą ulgą dla mojego zespołu jest koniec walki z błędami przy imporcie z Autostacji. Wcześniej jedna literówka potrafiła zatrzymać pracę działu. Dziś system 'czyści’ te dane w tle, a my możemy skupić się na merytorycznej kontroli, a nie na technicznej obsłudze plików. Narzędzia takie jak Smart Clipboard czy automatyczne PK z Excela to dla nas gigantyczne ułatwienie codziennej pracy.”

– Agnieszka Gargol, Główna Księgowa w Grupie Cichy-Zasada

Zakres Prac Positiv: Co Zrobiliśmy

Firma Positiv nie ograniczyła się do prostej konfiguracji. Wdrożono zaawansowaną warstwę integracyjną („middleware”) oraz serię dedykowanych mikro-aplikacji, które działają jak inteligentne spoiwo dla całego ekosystemu IT Grupy.

Inteligentne Integracje (Middleware DMS → FK)

Zbudowaliśmy zaawansowany mechanizm „pre-procesingu” danych na moście między systemem Autostacja a Symfonia. Rozwiązanie to działa w tle i pełni rolę inteligentnego filtra:

• Autokorekta w locie: Algorytmy walidacyjne wykrywają standardowe błędy (np. w danych kontrahenta) i naprawiają je automatycznie w trakcie importu, bez zatrzymywania procesu. Użytkownik nie musi już ingerować w pliki wymiany.
• Smart Tagging (Analityka): System automatycznie rozpoznaje źródło dokumentu i na podstawie reguł biznesowych nadaje mu odpowiednie cechy analityczne (Dział/MPK) w systemie FK. Dzięki temu dane w raportach zarządczych są od razu posortowane według struktury organizacyjnej.

„Projekt w GCZ był wyzwaniem integracyjnym na żywym organizmie. Zamiast wymieniać cały system finansowy, co byłoby ryzykowne i kosztowne, zidentyfikowaliśmy wąskie gardła i udrożniliśmy je dedykowanymi rozwiązaniami. Wdrożenie fuzzy logic w e-Banku czy parsera numerów faktur pokazuje, jak technologia może realnie wspierać biznes w walce o każdą promile marży.”

– Maciej Szefler, Project Manager, Positiv

Automatyzacje księgowe (e-Bank 2.0)

Przebudowaliśmy logikę obsługi bankowości elektronicznej w aplikacji e-Bank, dostosowując ją do wolumenu Enterprise:

• Bulk Import (Przetwarzanie Masowe): Stworzyliśmy moduł pozwalający na wskazanie całego folderu z wyciągami (np. 200 plików PDF/CSV jednocześnie). System iteracyjnie przetwarza wszystkie pliki jeden po drugim, dokonując automatycznych rozliczeń w tle.
• Fuzzy Matching (Rozliczenia bez IBAN): Zaimplementowaliśmy silnik wyszukiwania, który paruje wpłaty nie tylko po numerze IBAN, ale po „rozmytych” danych: nazwie kontrahenta, kwocie i tytule przelewu. Rozwiązuje to problem jednorazowych klientów detalicznych, których konta nie są w bazie.
• Parser Numerów Faktur („Gwiazdka”): Opracowaliśmy algorytm, który „wyciąga” z tytułu przelewu zakodowany numer działu (ukryty w numerze faktury). W konfiguracji użyto symbolu „gwiazdki” (*) jako wildcara, co pozwala systemowi ignorować zmienne części numeru i precyzyjnie dekretować przychód na właściwe konto analityczne.

Most Danych HR → FK (Master Data Management)

Wdrożyliśmy pełną, dwukierunkową synchronizację danych. Każda zmiana w kartotece osobowej w systemie kadrowym (np. zmiana nazwiska, adresu, numeru konta) jest natychmiast i bezobsługowo replikowana do kartotek w systemie Symfonia. Zapewnia to 100% spójność danych (Data Integrity).

Raportowanie i UX (Quality of Life)

Zadbaliśmy o ergonomię pracy codziennej zespołu księgowego poprzez serię „mikro-usprawnień”:

• Smart Clipboard: Narzędzie (add-on) umożliwiające kopiowanie do Excela tylko zaznaczonych rekordów z okna rozrachunków (standardowo system kopiował wszystko). Oszczędza to czas analityków na czyszczenie danych w arkuszach.
• Period Control: Mechanizm bezpiecznego zamykania i otwierania okresów (wraz z miesiącami wstecznymi), który chroni zamknięte miesiące przed przypadkowym importem, dając jednocześnie elastyczność przy korektach audytorskich.
• PK Importer: Moduł importu Poleceń Księgowania (PK) bezpośrednio z Excela z automatycznym rozliczaniem transakcji, co eliminuje ręczne „wklepywanie” wielopozycyjnych dokumentów.
• Professional Branding: Przeprojektowanie wydruków wezwań do zapłaty i potwierdzeń sald (Crystal Reports). Dostosowaliśmy układ adresu do kopert z okienkiem i wprowadziliśmy spójną identyfikację wizualną GCZ, co zautomatyzowało proces wysyłki korespondencji.

Kluczowe Usprawnienia

Autonomia Procesów: Systemy „leczą się same” – błędy importu są korygowane przez algorytmy, a nie ludzi.

Hiper-skalowalność: Proces, który zajmował 3 godziny (import 200 wyciągów), teraz zajmuje minuty, niezależnie od tego, czy wyciągów jest 200 czy 500.

Precyzja Controllingowa: Każda złotówka przychodu jest automatycznie przypisana do konkretnego MPK (np. Dział Części), co pozwala na generowanie dokładnych raportów P&L.

Płynność Finansowa: Natychmiastowe rozliczanie wpłat (nawet tych bez IBAN) odblokowuje limity kupieckie klientów w czasie rzeczywistym.

Porównanie Procesów (Przed / Po)

Tabela 1: Wydajnośc procesu importu bankowego
Cecha procesu PRZED Wdrożeniem (Stan zastany) i PO Wdrożeniu

Tabela 2: Integracja DMS-FK
Obszar PRZED (standardowy import) i PO (Middleware Positiv)

Od operatorów danych do analityków biznesowych

Najgłębsza transformacja zaszła w samym dziale finansowym. Uwolnieni od czasochłonnych, powtarzalnych zadań, pracownicy mogli wreszcie wykorzystać swój pełen potencjał. Czas odzyskany dzięki automatyzacji został zainwestowany w analizę danych, prognozowanie, optymalizację cash flow
i strategiczne doradztwo dla zarządu. Dział finansów ewoluował z centrum kosztowego
w partnera biznesowego, który aktywnie wspiera podejmowanie kluczowych decyzji.

Ta zmiana ma również wymiar strategiczny w kontekście zarządzania talentami. Inwestycja w nowoczesne narzędzia, które eliminują monotonną pracę, czyni z Grupy Cichy-Zasada bardziej atrakcyjnego pracodawcę dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów, którzy poszukują rozwoju i możliwości realnego wpływu na biznes.

Zmieniliśmy sposób pracy zespołu finansowego:

„„Przy naszej skali – 25 tysięcy sprzedanych aut rocznie i setkach tysięcy dokumentów – nie możemy sobie pozwolić na manualne procesy. Rozwiązania dostarczone przez Positiv, takie jak zbiorczy import wyciągów czy inteligentne parowanie wpłat, to dla nas fundamentalna zmiana jakościowa. To nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim bezpieczeństwo procesowe i pewność, że dane w naszych raportach zarządczych są zawsze aktualne i bezbłędne.”

– Agnieszka Gargol, Główna Księgowa w Grupie Cichy-Zasada

Efekty i Rezultaty

W skali organizacji o obrotach 5 miliardów złotych, wdrożone automatyzacje przekładają się na wymierne zyski operacyjne i finansowe.

• >90% Redukcji Czasu – Czas obsługi importu wyciągów dla kart pracowniczych spadł z kilku godzin do kilkunastu sekund (zredukowano 200 operacji do 1 kliknięcia).
  
• Zero Przestojów – Całkowita eliminacja „zatorów” w imporcie faktur sprzedażowych z systemu Autostacja. Księgowość nie traci już czasu na ręczną naprawę plików.
  
• 100% Spójności Danych – Kartoteki pracowników w księgowości są zawsze lustrzanym odbiciem bazy HR, co eliminuje ryzyko błędnych przelewów.
  
• Automatyzacja Dekretacji – System sam dobiera konta księgowe na podstawie kodów działów zaszytych w numerach faktur, eliminując błędy ludzkie w alokacji przychodów.

Zbuduj swój cyfrowy kręgosłup z Positiv

Transformacja w Grupie Cichy-Zasada to wzorcowy przykład, jak strategiczne podejście do integracji systemów może stać się katalizatorem wzrostu i efektywności dla lidera rynku. Stworzony cyfrowy kręgosłup nie tylko zoptymalizował obecne procesy, ale przede wszystkim przygotował organizację na wyzwania i szanse jutra. Twoja firma również może osiągnąć ten poziom dojrzałości operacyjnej.