Podczas planowania migracji systemu kadrowo-płacowego, większość firm skupia się na poprawnym przeniesieniu danych podstawowych: imion, nazwisk, adresów czy numerów PESEL. To oczywiście kluczowe przy prawidłowej identyfikacji pracowników, ale te dane rzadko stanowią największe wyzwanie. Prawdziwe problemy, generujące koszty i opóźnienia, kryją się w obszarach, gdzie logika biznesowa i sposób obliczeń fundamentalnie różnią się między starym a nowym systemem. Oto trzy kategorie danych, które są prawdziwym testem dla każdego projektu migracyjnego.
1. Nieobecności
Na pierwszy rzut oka, przeniesienie informacji o urlopie czy zwolnieniu lekarskim wydaje się proste. W rzeczywistości rekord nieobecności to skomplikowana sieć powiązań. To nie tylko daty „od-do”, ale też typ nieobecności, podstawa prawna, informacja o wpływie na wymiar urlopu, powiązanie z podstawą do wyliczenia zasiłku chorobowego i wiele innych parametrów. Błędne zmapowanie choćby jednego z nich może skutkować nieprawidłowo naliczonym wynagrodzeniem, błędnym limitem urlopowym czy problemami w raportowaniu do ZUS. Trudność polega na tym, że każdy system może przechowywać i przetwarzać te powiązania w zupełnie inny sposób.
2. Podstawy do urlopów i chorobowego
To kwintesencja problemu „różnych dróg do tego samego celu”. O ile końcowy wynik – kwota zasiłku czy wynagrodzenia urlopowego – jest zdefiniowany przez przepisy prawa, o tyle poszczególne etapy i komponenty używane do jego wyliczenia mogą drastycznie różnić się między systemami.1 System źródłowy mógł opierać kalkulację na trzech składnikach płacowych, podczas gdy system docelowy wymaga zmapowania ich do dwóch innych i dodatkowego atrybutu. Migracja tych danych nigdy nie jest prostym przeniesieniem wartości 1:1. Wymaga ona głębokiej analizy i „przetłumaczenia” logiki jednego systemu na drugi, co jest możliwe tylko przy ścisłej współpracy ekspertów od obu rozwiązań.
3. Historyczne listy płac
Złożoność migracji list płac związana jest z różnorodnością składników, czy to wpływających na wzrost wynagrodzenie czy też potrąceń występujących w obu systemach. Wszystkie z nich muszą zostać zmapowane. O ile w miarę prostym zadaniem jest wskazanie elementów związanych z naliczeniem składek ZUS czy też zaliczki na podatek dochodowy w obu systemach, o tyle znacznie trudniej jest precyzyjnie połączyć elementy, które noszą czasami kompletnie różne nazwy czy też przedstawiane są na listach płac w mniej lub bardziej zagregowany sposób.
Dopełnieniem migracji samych wartości występujących na historycznych listach płac jest konfiguracja poszczególnych składników w nowym systemie kadrowych, które jest już elementem wdrożenia nowego systemu.
Zrozumienie, że to właśnie te trzy obszary, a nie dane osobowe, stanowią rdzeń wyzwania migracyjnego, jest pierwszym krokiem do realistycznego zaplanowania projektu, budżetu i uniknięcia kosztownych niespodzianek.
