Case study z branży #Handel
Komu pomogliśmy?
Dynamicznie rozwijająca się firma z branży obuwniczej, zajmująca się początkowo sprzedażą wyłącznie we własnej sieci sklepów detalicznych, natomiast wraz z rozwojem, rozszerzyła kanały dystrybucji na sprzedaż hurtową oraz internetową.
- Branża: Produkcja i sprzedaż odzieży oraz obuwia z codziennym raportowaniem sprzedaży.
- Wielkość firmy: Średnie przedsiębiorstwo obsługujące wiele sklepów i kanałów sprzedaży.
- Rodzaj działalności: B2B – codzienne raportowanie danych sprzedaży i incydentalne raporty zbiorcze dla producenta.
- Lokalizacja: Polska z integracją raportowania na serwery międzynarodowych producentów.
- Główne produkty/usługi: Automatyzacja raportowania danych sprzedaży do producenta, w tym codzienne raporty oraz zbiorcze raporty na żądanie.
Problem
Skierowanie zainteresowania Klienta na sprzedaż internetową oraz hurtową sprawiło, że zaczęli kupować tak dużo asortymentu od jednego z ogólnoświatowych producentów odzieży oraz obuwia, że ten producent zaczął wymagać od naszego klienta raportowania sprzedaży oraz ruchów magazynowych, zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych specjalnie usystematyzowanych i uporządkowanych plikach. Początkowo klient próbował przygotowywać wymagane zestawienia posiłkując się dostępnymi raportami w programie handel, natomiast zwiększający się wolumen sprzedaży sprawił, że pracownicy nie nadążali przygotowywać odpowiednich plików. Pracownicy zamiast realizować dotychczasowe obowiązki spędzali całe dnie na przygotowywaniu plików do dostawcy, a i tak często popełniali błędy, których poprawianie dodatkowo ich obciążało.
Rozwiązanie
Oczywiście w pierwszym kroku musieliśmy zapoznać się z przygotowaną przez producenta odzieży i obuwia dokumentacją, a następnie zapoznać się ze sposobem sprzedaży i odwzorowania jej w strukturach wymaganych przez producenta. W związku z tym że raportowanie musiało odbywać się każdego dnia przygotowaliśmy mechanizm, który po zakończeniu sprzedaży danego dnia w danym sklepie (w danym kanale), umieszczał w odpowiednim katalogu na serwerze (przypisanym do sklepu / kanału sprzedaży) pliki z odpowiednio przygotowaną strukturą i odpowiednimi danymi. Po zakończeniu eksportów, usługa zainstalowa i przygotowana przez firmę Positiv, łączyła się z serwerem dostawcy (producenta) i przenosiła pliki z odpowiednich katalogów dedykowane miejsca na serwerze dostawcy odzieży / obuwia. Przygotowanie tego rozwiązania sprawiło, że pracownicy naszego klienta mogli zapomnieć o żmudnym przygotowaniu raportów, a po okresie stabilizacji pliki nie wymagały poprawy.
Po dłuższym czasie użytkowania rozwiązania, pojawiła się potrzeba zbiorczego raportowania do producenta wybranych danych, dlatego korzystając z wcześniej przygotowanych mechanizmów, dorobiliśmy funkcjonalność raportowania według zakresu dat. Z racji tego iż raportowanie tego typu było incydentalne i na żądanie producenta, zostało ono przygotowane w taki sposób, że operator programu handel musiał je ręcznie uruchomić wybrać zakres dat oraz sklep czy też kanał sprzedaży którego raportowanie ma dotyczyć. Oczywiście po zatwierdzeniu dalsze czynności wykonywały się automatycznie i trafiały docelowo na serwer producenta.
Efekt
Wdrożone rozwiązanie pozwoliło na znaczące usprawnienie procesu raportowania sprzedaży, automatyzując generowanie i przesyłanie plików do producenta. Dzięki temu pracownicy zostali zwolnieni z żmudnych i czasochłonnych zadań, a firma zyskała pewność, że wszystkie wymagane raporty są przygotowywane i przesyłane terminowo i bez błędów. Dodatkowo, system został zaprojektowany w sposób elastyczny, umożliwiając generowanie raportów zbiorczych na żądanie, co zwiększa jego użyteczność.