Cyfryzacja komunikacji między firmami, podmiotami niepublicznymi, a urzędami postępuje.
E-doręczenia to najprościej ujmując cyfrowa, bezpieczna forma listów poleconych, która ma ułatwić i przyśpieszyć wymianę pism, dokumentów pomiędzy podmiotami publicznymi i niepublicznymi, a urzędami. E-doręczenia stanowią funkcjonalność programu Symfonia Obieg dokumentów, który jest wielokrotnie nagradzanym oprogramowaniem chmurowym obejmującym wszystkie aspekty związane z obiegiem dokumentów w firmie, które może funkcjonować samodzielnie lub jako moduł systemu Symfonia.
Symfonia Obieg dokumentów w pełni obsługuje wymianę cyfrowej korespondencji z Krajowym Systemem e-Doręczeń i jest rozwiązaniem efektywnym kosztowo także dla małych firm.
Terminy uruchomienia usługi e-doręczeń zbliżają się nieuchronnie i warto je poznać:
- Od 1 października 2024 r.: W podmiotach niepublicznych rejestrujących się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od tego dnia, wniosek o wpis do KRS będzie również obejmował wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń.
- Od 1 stycznia 2025 r.: W podmiotach niepublicznych zarejestrowanych w KRS przed 1 października 2024 r.
- Od 1 stycznia 2025 r.: W podmiotach niepublicznych składających wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
- Od 1 lipca 2025 r.: W podmiotach niepublicznych zarejestrowanych w CEIDG do 31 grudnia 2024 r., w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.
- Do 1 października 2026 r.: W podmiotach niepublicznych zarejestrowanych w CEIDG do 31 grudnia 2024 r.
Jak rozpocząć wdrażanie e-doręczeń w firmie? Jak założyć skrzynkę e-doręczeń?
- Określ swoją grupę podmiotów: Sprawdź, do której grupy podmiotów należysz zgodnie z harmonogramem.
- Złóż wniosek online: Wypełnij wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń na stronie www.biznes.gov.pl. Jeśli korzystasz z prywatnego dostawcy, pamiętaj o złożeniu wniosku o dodanie adresu do BAE.
- Weryfikacja wniosku: Urząd sprawdzi, czy Twój wniosek jest kompletny i prawidłowy. W razie braków formalnych, zostaniesz wezwany do ich uzupełnienia w ciągu 7 dni.
- Tworzenie adresu: Minister Cyfryzacji utworzy Twój adres i skrzynkę do e-doręczeń. Otrzymasz e-mail z instrukcją aktywacji na podany adres (nie jest to adres do e-doręczeń).
- Aktywacja skrzynki: Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby aktywować swoją skrzynkę i adres do e-doręczeń.
- Wpis do bazy BAE: Minister Cyfryzacji wpisze Twój adres do e-doręczeń do bazy BAE, a Ty zostaniesz o tym powiadomiony mailowo.
- Zarządzanie skrzynką: Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do KRS, musisz wyznaczyć administratora skrzynki. Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG mogą zarządzać skrzynką samodzielnie lub wyznaczyć administratora.
Ostatni, zalecany przez nas, krok to wybór bezpiecznego oprogramowania, które porządkuje i automatyzuje obieg dokumentów i korespondencję z urzędami. Polecamy aplikację Symfonia Obieg dokumentów zarówno jako rozwiązanie samodzielne jak i jako moduł Systemu Symfonia.
