Rodzice, których dzieci urodziły się w pierwszej połowie stycznia, już od czerwca tego roku mogą korzystać z nowych urlopów rodzicielskich.* Zmiany uprawnień pracujących rodziców pociągają za sobą konieczność modyfikacji oprogramowania kadrowo-płacowego do zgodności z nowymi przepisami. Bez odpowiednich zmian w systemach nie będzie bowiem możliwe rozliczanie zasiłków na nowych zasadach.

Przypomnijmy: rodzice mają możliwość wykorzystania nowego typu urlopu – rodzicielskiego, który trwa 26 tygodni. Można z niego skorzystać bezpośrednio po dodatkowym urlopie macierzyńskim, którego wymiar został wydłużony do 6 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka, bądź 8 tygodni przy porodzie mnogim. Nowy urlop rodzicielski możne być udzielony jednorazowo, bądź w nie więcej niż trzech częściach, z której żadna nie może być krótsza niż 8 tygodni. Rodzice mogą także współdzielić urlop, na zasadzie przejmowania jego części przez ojca lub matkę. Poza tym, co jest absolutną nowością, rodzice mogą skorzystać z nowego uprawnienia jednocześnie, również przy częściowym powrocie do pracy każdego z nich, przy czym łączny wymiar urlopu nie może przekroczyć nominalnych 26 tygodni. Udogodnienia te dają pracującym rodzicom spore możliwości doboru trybu wykorzystania urlopów związanych z rodzicielstwem, lecz jednocześnie muszą być prawidłowo ewidencjonowane i rozliczane przez pracodawcę. Dlatego konieczne jest zmodyfikowanie systemów kadrowo-płacowych.

Poniżej prezentujemy wykaz niezbędnych funkcjonalności, które powinien posiadać system zgodny z nowymi przepisami. System kadrowo-płacowy powinien dawać następujące możliwości:

• zarejestrowania nowej kategorii urlopu (rodzicielskiego) oraz okresu jego trwania;
• zarejestrowania okresu urlopu rodzicielskiego w trybie łączenia go z pracą, wraz z określeniem wymiaru zatrudnienia w tym okresie;
• wprowadzenia zmiany wymiarów dodatkowego urlopu macierzyńskiego;
• powinien być wyposażony w algorytmy dające gwarancję prawidłowych wyliczeń zasiłku z tytułu urlopu macierzyńskiego – w zależności od wysokości zasiłku: 100% lub 80%;
• powinien umożliwiać prawidłowe wyliczenia zasiłku z tytułu urlopu rodzicielskiego – w zależności od wysokości zasiłku: 80% lub 60%;
• powinien zapewnić prawidłowe wyliczanie wysokości wyrównania wypłaconych zasiłków, w przypadku rezygnacji z urlopu rodzicielskiego lub dodatkowego urlopu macierzyńskiego.

Poza tym, przy okazji wejścia w życie nowych przepisów, należy się spodziewać, że pojawią się zmiany w drukach ZUS oraz konieczność wprowadzania zmian w obszarze integracji z Płatnikiem.

Użytkownicy aktualnych wersji aplikacji Symfonia Kadry i Płace oraz Systemu Zarządzania Forte mają jeszcze czas, by proces aktualizacji zoptymalizować kosztowo – poprzez dokupienie abonamentu (np. Symfopakietu).

Na dniach okaże się, czy nasz parlament wprowadzi opisane wyżej zmiany w urlopach bez dalszych zmian. W dniu 28 maja te projekty mają być rozpatrywane w sejmie.

* Tej grupy rodziców dotyczą przepisy przejściowe, które przewidują – co jest dla nich dużo korzystniejsze – najpierw skorzystanie z dłuższego wymiaru dodatkowego urlopu macierzyńskiego a następnie, dopiero w lipcu, z urlopu rodzicielskiego 🙂