Okno „Operacji bankowych” pokazuje się po zaczytaniu pliku z wyciągiem bankowym. W tym celu użytkownik powinien użyć przycisku . Następnie należy wskazać plik i go zaczytać. Po zaczytaniu danych pojawi się następujące okno:
W górnej części okna znajduje się nazwa wybranego przez użytkownika profilu (lub w przypadku użycia funkcji rozpoznawania z pliku nazwa profilu rozpoznanego na podstawie wskazanego pliku), a poniżej w środkowej części okna znajduje się tabela z zaczytanymi z pliku operacjami bankowymi.
Składa się ona z następujących kolumn:
- Lp. – liczba porządkowa,
- Tytuł – w tej kolumnie znajduje się treść operacji zaczytana z pliku wyciągu bankowego (inaczej mówiąc jest to tytuł przelewu), kolumna ta jest edytowalna, dzięki czemu użytkownik może dostosować treść operacji bankowej jaka będzie zaczytana do programu Symfonia FK (np. można usunąć zbędny początek treści, jeśli nie jest on znaczący, a powoduje, że cały tytuł przelewu nie jest widoczny w aplikacji Symfonia FK),
- Rachunek – w tej kolumnie znajduje się rachunek bankowy powiązany z operacją bankową, w przypadku, gdy:
- kolor czcionki jest czarny oznacza to, że dana operacja bankowa została rozpoznana przy użyciu tego rachunku bankowego (lub został zastosowany wyjątek),
- kolor czcionki jest różowy oznacza to, że rachunek bankowy nie brał udziału przy uzgadnianiu operacji bankowej (np. w przypadku, gdy dany rachunek bankowy nie znajduje się w żadnej kartotece programu Symfonia FK i operacja została uzgodniona inną metodą np. poprzez tytuł i kwotę) lub operacja bankowa nie została w ogóle uzgodniona,
- W następnej kolumnie znajduje się przycisk z ikoną , który służy do przypisania rachunku bankowego z wybranej operacji do kontrahenta. Po użyciu przycisku pojawi się następujące okno:
W górnej części tego okna znajdują się dane podmiotu odczytane bezpośrednio z pliku wyciągu bankowego.
W ramach tych danych aplikacja przedstawia następujące pola:
- Nazwa kontrahenta w tym polu znajdują się dane dotyczące nazwy kontrahenta oraz jego adresu (ze względu na charakterystykę większości formatów bankowych dane te muszą być odczytywane wspólnie),
- Numer rachunku – w tym polu znajduje się rachunek bankowy dotyczący danej operacji bankowej,
- Tytuł przelewu – w tym polu znajduje się tytuł przelewu dla danej operacji bankowej,
W kolejnej części znajduje się opcja wyszukiwania kontrahenta na podstawie jednego wybranego pola.
Dostępne pola:
W przypadku wyszukiwania według NIP, Kodu, Nazwy i Adresu wprowadzona przez użytkownika treść jest wyszukiwana na zasadzie „zawiera”, czyli w danym polu musi znajdować się wpisany przez użytkownika fragment tekstu. W przypadku wyszukiwania według Pozycji aplikacja wyszukuje dokładnego dopasowania oznacza to, że wyszukuje pozycję która jest równa pozycji wprowadzonej przez użytkownika.
W celu uruchomienia wyszukiwania użytkownik musi użyć przycisku .
W efekcie aplikacja wyświetli w tabeli dane spełniające wskazany przez użytkownika warunek, np. nazwa kontrahenta musi zawierać wyrażenie „Biuro rachunkowe VAT”.
W celu ponownego wyświetlenia wszystkich kontrahentów należy użyć przycisku (użycie tego przycisku nie powoduje usunięcia zawartości pola tekstowego służącego do wyszukiwania).
Aplikacja automatycznie oznaczy kontrahenta w kolumnie „Wybierz” w przypadku, gdy dla danej operacji bankowej zostanie ustanowione uzgodnienie z kontrahentem na podstawie tytułu przelewu i kwoty lub tytułu przelewu i typu dokumentu.
Przykładowa operacja, która została uzgodniona na podstawie tylko tytułu przelewu i kwoty:
Cechą charakterystyczną jest oznaczony na różowo numer rachunku bankowego oraz uzgodniony w kolumnie „Uzg.” kontrahent.
W celu przypisania rachunku należy zaznaczyć jednego kontrahenta na liście i użyć przycisku .
W następnym oknie można uzupełnić pozostałe dane dotyczące rachunku (ale nie jest to konieczne), a następnie zapisać w kartotece wybranego kontrahenta.
Uwaga! Do wykonania powyższej operacji konieczna jest konfiguracja konta użytkownika aplikacji do operacji Symfonia Common, której opis znajduje się w instrukcji instalacji niniejszego dodatku.
- Typ – w tej kolumnie określony jest typ operacji bankowej. Możliwe typy:
Uznanie (czyli operacja bankowa zwiększająca saldo rachunku bankowego),
Obciążenie (czyli operacja bankowa zmniejszająca saldo rachunku bankowego).
Od tego pola zależy strona zapisy księgowego, po której jest dekretowane konto księgowe rachunku bankowego zdefiniowane w profilu dodatku,
- Opis operacji – w tej kolumnie przedstawiony jest opis operacji zaczytany z pliku wyciągu bankowego lub zgodny z dokumentacją banku – pole nie jest wykorzystywane w aplikacji do uzgodnień oraz nie jest eksportowane do programu Symfonia FK, pełni rolę pola informacyjnego pomagającego w utworzeniu prawidłowej dekretacji,
- Kwota – w tej kolumnie podana jest kwota, wartość ta jest zawsze podawana w walucie zgodnej z wyciągiem bankowym – dla wyciągu bankowego PLN będą to złotówki, dla wyciągu bankowego walutowego EUR będzie to euro,
- Kurs – w tej kolumnie przedstawiony jest kurs jaki zostanie zastosowany dla danej operacji bankowej. W przypadku operacji w walucie PLN będzie to zawsze 1. Kurs pobierany jest z kartoteki programu finansowo-księgowego, w przypadku jego braku program pozwoli wprowadzić nowy kurs ręcznie, kurs w aplikacji zawsze odnosi się do daty operacji bankowej, a nie do daty wyciągu bankowego,
- Waluta – w tej kolumnie podany jest symbol waluty danej operacji bankowej,
- (Uzgodnienie) – w tej kolumnie przedstawiona jest informacja, na podstawie jakich parametrów zostało podpowiedziane konto księgowe,
Typ dopasowania jest podzielony na trzy grupy:
- Uzgodnienia – w tej grupie wyróżnia się dopasowanie ze względu na powiązanie numeru rachunku bankowego z operacji bankowej z numerem rachunku bankowego w kartotece pracownika, urzędu lub kontrahenta,
W ramach tej grupy wyróżniamy następujące uzgodnienia:
- Uzgodnienie; Kontrahent
- Uzgodnienie: Pracownik
- Uzgodnienie; Urząd
- Wyjątek – w tej grupie wyróżnia się element, po którym został dopasowany wyjątek, tytuł – oznacza, że wyjątek został dopasowany na podstawie treści operacji, rachunek – oznacza, że wyjątek został dopasowany na podstawie rachunku bankowego z operacji bankowej,
W ramach tej grupy wyróżniamy następujące wyjątki:
- Wyjątek; Tytuł
- Wyjątek; Rachunek
- Wyjątek; Tytuł i Rachunek
- Wyjątek; Numer Rachunku VAT
- Brak – oznacza, że nie zostało dokonane dopasowanie konta księgowego, dla takiej operacji bankowej należy ręcznie uzupełnić konto księgowe.
W ramach tej grupy wyświetlana jest następująca ikona:
- Brak
Uwaga! Status dopasowania jest ustawiany tylko na moment zaczytania wyciągu bankowego z pliku.
Oznacza to, że w przypadku, gdy jest brak uzgodnienia np.:
a użytkownik wprowadzi konto księgowe:
to aplikacja nie dokonuje odświeżenia statusu uzgodnienia!
Mimo tego na uzupełnionym przez użytkownika koncie księgowym istnieje możliwość dokonywania rozliczeń rozrachunków.
Przypadkiem, kiedy uzgodnienie zostanie odświeżone jest użycie przez użytkownika przycisku znajdującego się obok rachunku bankowego i przypisanie tego rachunku do kontrahenta. W takim przypadku zostanie uzyskany następujący efekt:
tzn. kolor rachunku bankowego zostanie zmieniony na czarny, a w kolumnie „Uzg.” pojawi się uzgodnienie z kontrahentem,
- Kod podmiotu – w tej kolumnie w przypadku, gdy operacja bankowa będzie uzgodniona z podmiotem wyświetlony zostanie kod podmiotu, czyli pracownika, urzędu lub kontrahenta,
- Konto Wn – w tej kolumnie będzie wprowadzany numer konta po stronie Wn w dekretacji dokumentu wyciągu bankowego, konto można zmienić ręcznie:
– w przypadku, gdy dana operacja jest uznaniem w tej kolumnie aplikacja automatycznie wprowadzi konto rachunku bankowego zdefiniowane w profilu aplikacji,
– w przypadku, gdy dana operacja jest obciążeniem w tej kolumnie aplikacja automatycznie wprowadzi konto w zależności od statusu pozycji (może to być konto z uzgodnień w przypadku, gdy pozycja jest uzgodniona z kontrahentem, może to być konto z wyjątków, jeśli pozycja spełnia warunek wystąpienia wyjątku lub inne konto które wynika z mechanizmów zawartych w programie), a w przypadku, gdy żaden z mechanizmu nie zostanie spełniony konto pozostanie puste, a użytkownik będzie mógł je uzupełnić ręcznie,
- Konto Ma – w tej kolumnie będzie wprowadzany numer konta po stronie Ma w dekretacji dokumentu wyciągu bankowego, konto można zmienić ręcznie:
– w przypadku, gdy dana operacja jest uznaniem w tej kolumnie aplikacja automatycznie wprowadzi konto w zależności od statusu pozycji (może to być konto z uzgodnień w przypadku, gdy pozycja jest uzgodniona z kontrahentem, może to być konto z wyjątków, jeśli pozycja spełnia warunek wystąpienia wyjątku lub inne konto które wynika z mechanizmów zawartych w programie), a w przypadku, gdy żaden z mechanizmu nie zostanie spełniony konto pozostanie puste, a użytkownik będzie mógł je uzupełnić ręcznie,
– w przypadku, gdy dana operacja jest obciążeniem w tej kolumnie aplikacja automatycznie wprowadzi konto rachunku bankowego zdefiniowane w profilu aplikacji,
- Konto Wn ||– w tej kolumnie będzie wprowadzany numer konta po stronie Wn w księgowaniu równoległym w dekretacji dokumentu wyciągu bankowego, konto można zmienić ręcznie, kolumna będzie widoczna tylko wtedy, gdy użytkownik w opcjach profilu oznaczy opcję „Pokaż kolumny z kontami do księgowania równoległego”, nawet w przypadku, gdy te kolumny są ukryte to nadal mogą posiadać wartość np. pochodzącą z wyjątku – w takim przypadku użytkownik nie będzie miał możliwości edycji takiego konta (może to uczynić dopiero na zaimportowanym do bufora dokumencie w programie Symfonia FK).
- Konto Ma ||– w tej kolumnie będzie wprowadzany numer konta po stronie Ma w księgowaniu równoległym w dekretacji dokumentu wyciągu bankowego, konto można zmienić ręcznie, kolumna będzie widoczna tylko wtedy, gdy użytkownik w opcjach profilu oznaczy opcję „Pokaż kolumny z kontami do księgowania równoległego”, nawet w przypadku, gdy te kolumny są ukryte to nadal mogą posiadać wartość np. pochodzącą z wyjątku – w takim przypadku użytkownik nie będzie miał możliwości edycji takiego konta (może to uczynić dopiero na zaimportowanym do bufora dokumencie w programie Symfonia FK),
- Za kolumnami z kontami księgowymi znajduje się kolumna przedstawiająca status rozliczenia rozrachunków na danym koncie księgowym – ilość wyświetlanych ikon zależy od ustawień w profilu.
Status rozliczenia rozrachunków odświeża się na bieżąco uwzględniając zmiany wprowadzone przez użytkownika.
W ramach tego pola wyróżniane są trzy statusy rozliczenia rozrachunku na danym koncie księgowym:
– brak rozliczeń (w przypadku, gdy kwota z pola „Pozostało do rozliczenia” jest równa kwocie z pola „Kwota”),
– częściowo rozliczone (w przypadku, gdy kwota z pola „Pozostało do rozliczenia” jest mniejsza od kwoty z pola „Kwota”, ale jest większa od 0) lub w przypadku, gdy jest tworzona nowa transakcja (niezależnie od tego, czy nowa transakcja jest tworzoną na całą wartość z pola „Kwota”, czy tylko na jej część),
– rozliczone (w przypadku, gdy kwota z pola „Pozostało do rozliczenia” jest równa 0),
Przykład 1.
Dla wybranej operacji bankowej na wyciągu bankowym są przypisane następujące konta księgowe:
oraz w profilu nie jest zaznaczony żaden parametr:
w takim przypadku w kolumnie status będzie tylko jedna ikona:
Oznacza to, że dla konta (w tym przypadku „Konta Ma”) „201-3-1-12” cała kwota z operacji bankowej została w pełni rozliczona (zależnie od wybranej metody: albo poprzez wariant FIFO, albo poprzez treść operacji).
W takim przypadku nie jest przedstawiany status rozliczenia rozrachunków na koncie rachunku bankowego, czyli w tym przypadku na koncie „130”.
Przykład 2.
Dla wybranej operacji bankowej na wyciągu bankowym są przypisane następujące konta księgowe:
oraz w profilu zaznaczone wszystkie (dwa) parametry:
w takim przypadku w kolumnie status pojawią się cztery ikony:
Kolejność ikonek jest ważna, ponieważ pierwsza przedstawia zawsze Konto Wn, druga Konto Ma, trzecia Konto Wn || oraz czwarta Konto Ma ||.
Powyższy przykład ikon oznacza, że w tym przypadku:
- dla konta „201” (Konto Wn) nie ma rozliczeń, czyli cała kwota operacji bankowej nie jest rozliczona oraz nie tworzy nowej transakcji,
- dla konta „202” (Konto Ma) jest dokonane pełne rozliczenie, czyli cała kwota operacji bankowej rozlicza rozrachunki na tym koncie,
- dla konta „203” (Konto Wn ||) jest dokonane częściowe rozliczenie lub jest utworzona nowa transakcja,
- dla konta „204” (Konto Ma ||) jest dokonane pełne rozliczenie, czyli cała kwota operacji bankowej rozlicza rozrachunki na tym koncie,
- (Rozliczenia) – w tej kolumnie znajduje się przycisk uruchamiający okno „Lista rozliczeń”, w którym użytkownik może dokonać rozliczeń rozrachunków na kontach księgowych,
Zbiorcze zaznaczanie danych w oknie z listą operacji bankowych
W celu dokonania zbiorczego zaznaczenia operacji bankowych należy najpierw przy pomocy lewego przycisku myszy oraz przycisku „shift” podświetlić wiersze w tabeli.
Na przykład:
Następnie należy dwukrotnym kliknięciem lewym przyciskiem myszy zaznaczyć dla podświetlonych wierszy dowolny „kwadrat” po lewej stronie.
W efekcie aplikacja zaznaczy wszystkie podświetlone wiersze:
W dolnej części okna znajdują się następujące przyciski:
- – przycisk służy do rozliczania rozrachunków dla operacji bankowej na podstawie pliku Excel dla otrzymanych przelewów – o szczegóły działania tego mechanizm należy zapytań producenta,
- – przycisk służy do rozdzielenia wybranej przez użytkownika operacji bankowej (przycisk jest aktywny tylko wtedy, gdy zaznaczona jest tylko jedna operacja bankowa),
W przypadku użycia przycisku pojawi się następujące okno, przy pomocy którego będzie można dokonać podziału:
W celu dodania nowego wiersza należy użyć przycisku .
Po użyciu przycisku pojawi się nowy wiersz, w którym należy zmodyfikować kwotę.
W przypadku chęci usunięcia dodanego wiersza należy użyć przycisku .
W przypadku rezygnacji z rozbicia można wycofać wprowadzone zmiany poprzez przycisk .
W ramach tego okna pod tabelą znajduje się pole „Pozostało do podziału”, które informuje użytkownika o kwocie różnicy pomiędzy oryginalną wartością danej operacji bankowej, a sumą wartości wierszy w tabeli, na podstawie których zostanie dokonany podział operacji bankowej.
Aplikacja nie pozwoli użytkownikowi na zapisanie zmian w przypadku, gdy pole „Pozostało do podziału” będzie różne od zera. W ramach tej funkcjonalności użytkownik nie może zmniejszyć lub zwiększyć oryginalnej wartości operacji bankowej.
Po skonfigurowaniu rozbicia można je zapisać poprzez użycie przycisku .
W oknie z operacjami bankowymi pojawią się dodatkowe linijki dotyczące jednej operacji bankowej (numer porządkowy pozostanie taki sam dla wszystkich utworzonych w ten sposób linii).
- – przycisk służy do usunięcia wybranej operacji bankowej (przycisk jest aktywny tylko wtedy, gdy zaznaczona jest tylko jedna operacja bankowa). Usuniętej operacji bankowej nie da się przywrócić w ramach jednego importu. Jeżeli dojdzie do sytuacji, w której została usunięta błędna operacja bankowa użytkownik będzie musiał przerwać import i rozpocząć go jeszcze raz.
Uwaga! Przerwanie importu oznacza wycofanie wszelkich zmian dotyczących dekretacji, rozliczeń rozrachunków oraz modyfikacji tytułów operacji bankowych – po przerwanym imporcie nie ma możliwości przywrócenia wycofanych zmian!
- – przycisk służy do ponownego uruchomienia mechanizmu rozliczającego rozrachunki według wybranej metody dla całego wyciągu bankowego.
Uwaga! Mechanizm usuwa wszystkie dotychczasowe rozliczenia dla wszystkich operacji bankowych, a następnie dokonuje nowego rozliczenia wyciągu.
Przed rozpoczęciem działania aplikacja poprosi użytkownika o potwierdzenie operacji poprzez komunikat:
Powyższy mechanizm jest przydatny w przypadku, gdy użytkownik w pierwszej kolejności będzie chciał uzupełnić konta księgowe (dekretację operacji bankowych) a następnie dokonać rozliczeń rozrachunków przy zastosowaniu wybranej metody rozliczeń.
– – przycisk służy do ponownego uruchomienia mechanizmu rozliczającego rozrachunki według wybranej metody dla wybranych operacji bankowych.
Uwaga! Mechanizm usuwa wszystkie dotychczasowe rozliczenia dla wybranych operacji bankowych, a następnie dokonuje nowego rozliczenia wyciągu.
W celu zaimportowania zaznaczonych po lewej stronie tabeli operacji bankowych do dokumentu w programie finansowo-księgowym użytkownik powinien użyć przycisku .