Okno zlecania przelewów wygląda następująco:
W oknie będą znajdować się tylko te rozrachunki, które zostały zaznaczone w oknie „Rozrachunki” w programie finansowo-księgowym oraz spełniają następujące założenie – musi być to nierozliczone zobowiązanie na dodatnią kwotę. W programie oznaczone w kolumnie „Stan” jako „Z T” lub „Z P”. Dodatkowo waluta rozrachunków musi być zgodna z walutą wybraną w profilu.
Na przykład w przypadku następujących rozrachunków:
dodatek pokaże tylko jeden rozrachunek, ponieważ drugi rozrachunek jest ujemnym zobowiązaniem, czyli tak naprawdę jest należnością.
W celu ujęcia wskazanej korekty przy generowaniu przelewów należy dokonać kompensaty w programie finansowo-księgowym.
Nad tabelą z rozrachunkami znajdują się następujące elementy:
- Pole wyboru „Pokaż pozycje z obowiązkowym MPP” – w przypadku wybrania tej opcji na oknie pozostaną tylko te rozrachunki, które są oznaczone jako MPP obowiązkowe lub dobrowolne.
W przypadku MPP obowiązkowego pole w kolumnie „MPP” będzie zablokowane, w przypadku MPP dobrowolnego pole w kolumnie „MPP” będzie automatycznie zaznaczone, natomiast użytkownik będzie mógł odznaczyć tą opcję.
Tabela z rozrachunkami składa się z następujących elementów:
- Wybór rodzaju przelewu
W tych pierwszych trzech kolumna użytkownik może wskazać, które rozrachunki mają zostać dodane do paczki przelewów oraz rodzaj przelewu.
Pola wyboru obok nazw kolumn służą do zaznaczania wszystkich elementów w danej kolumnie, pomijane są niedostępne pola.
W przypadku zaznaczenia tylko pola w kolumnie „Przelej” program na podstawie takiego rozrachunku wygeneruje zwykły przelew. To pole służy także do wskazywania, które rozrachunki zostaną przekazane do paczki przelewów.
W przypadku zaznaczenia pola wyboru w kolumnie „MPP” wskazany rozrachunek zostanie przetworzony na przelew metodą podzielonej płatności (MPP / split payment). To pole jest niedostępne dla rozrachunków niespełniających założeń split payment oraz dla rozrachunków z zaznaczonym rodzajem przelewu „Zbijaj”. Ta kolumna służy tylko do określenia rodzaju przelewu.
W przypadku zaznaczenia pola wyboru w kolumnie „Zbijaj” wskazany rozrachunek zostanie dodany do zbioru faktur dla danego kontrahenta (i danego rachunku bankowego) do jednego, wspólnego przelewu. Oznacza to, że w przypadku kiedy zaznaczymy dwa rozrachunki dla jednego kontrahenta (i tego samego rachunku bankowego) rozrachunki zostaną zsumowane i przekazane jako jeden zbiorczy przelew. Ta opcja nie jest dostępna w przypadku kiedy dany rozrachunek jest określony jako „MPP”. Ta kolumna służy tylko do określenia rodzaju przelewu.
Uwaga! Wszystkie rozrachunki, które mają znaleźć się w paczce przelewów muszą posiadać zaznaczone pole w kolumnie „Przelej”.
- Dane kontrahenta – w tych kolumnach znajduje się nazwa kontrahenta, jego NIP oraz rachunek bankowy.
W kolumnie „Rachunek bankowy” są dostępne rachunki bankowe kontrahenta wprowadzone do jego kartoteki. Na wybrany z listy rachunek bankowy zostanie zlecony przelew. W przypadku braku numeru rachunku bankowego istnieje możliwość dodania rachunku z poziomu aplikacji, w tym celu użytkownik musi skorzystać z przycisku dostępnego po prawej stronie listy.
Okno dodawania rachunku bankowego dla kontrahenta wygląda następująco:
W oknie użytkownik musi wprowadzić nazwę banku, SWIFT oraz numer rachunku bankowego. W celu zapisania danych należy użyć przycisku „Zapisz konto”. W kolejnym kroku użytkownik musi zalogować się do programu finansowo-księgowego w oknie „Dane logowania”.
Po prawidłowym zalogowaniu numer rachunku bankowego zostanie dodany do kartoteki kontrahenta. Użytkownik w oknie przelewów będzie mógł wybrać z listy dodany rachunek bankowy.
- Informacje dotyczące weryfikacji rachunków bankowych na białej liście podatników.
W pierwszej z przedstawionych kolumn pokazywany jest status wybranego w kolumnie „Rachunek bankowy” rachunku bankowego.
Znacznik oznacza, że dany rachunek bankowy kontrahenta nie był weryfikowany na białej liście lub był weryfikowany i na moment weryfikacji nie znajdował się na niej.
Znacznik oznacza, że dany rachunek bankowy kontrahenta był weryfikowany na białej liście i na moment weryfikacji rachunek bankowy znajdował się na niej, ale data weryfikacji rachunku jest starsza niż dziś.
Znacznik oznacza, że dany rachunek bankowy kontrahenta był weryfikowany na białej liście i na moment weryfikacji rachunek bankowy znajdował się na niej, a weryfikacja na liście była wykonana w dniu dzisiejszym.
W drugiej kolumnie o nazwie „Weryfikacja” pokazywana jest informacja, czy dany rozrachunek w programie finansowo-księgowym został oznaczony jako rozrachunek podlegający obowiązkowej weryfikacji rachunku bankowego na białej liście podatników.
W przypadku obowiązkowej weryfikacji będzie przedstawiony następujący znacznik .
- Informacje dotyczące rozrachunku:
W pierwszej kolumnie przedstawiony jest numer dokumentu, w drugiej kolumnie znajduje się termin płatności określony w rozrachunkach, w trzeciej kolumnie znajduje się kwota jaka pozostała do rozliczenia danego rozrachunku, w czwartej kolumnie jest podana waluta rozrachunku, w ostatniej – piątej – kolumnie znajduje się kwota VAT, która jest pobierana z rejestru VAT z faktur.
W kolumnie „Kwota VAT” znajduje się napis który oznacza, że aplikacja nie posiada pełnych informacji, aby prawidłowo wyliczyć kwotę VAT do zapłaty (którą podaje się podczas zlecania przelewów MPP). W celu ułatwienia wyliczenia kwoty w ostatniej kolumnie przedstawiany jest stan rozliczenia danego rozrachunku (opisany poniżej).
W tym polu należy ręcznie uzupełnić kwotę VAT, aby dodatek pozwolił zlecić przelew MPP.
- Tytuł przelewu – w kolumnie „Tytuł” użytkownik może wprowadzić własny tekst, który będzie widoczny w przelewie.
W przypadku braku uzupełnienia tego pola dodatek automatycznie uzupełni je numerem faktury.
W przypadku wybrania rodzaju przelewu „Zbijaj” (czyli zbiorczego przelewu za kilka faktur) pole to nie będzie dostępne do edycji przez użytkownika, ponieważ w treści przelewu będą znajdować się numery faktur, za które wykonywany jest przelew.
W przypadku przelewu MPP pole jest dostępne, jednak tekst będzie skracany do ilości znaków jaka pozostanie do wykorzystania według formatu banku.
- Kolumna „Stan rozliczeń”
W tej kolumnie będzie przedstawiana informacja o statusie rozliczenia danego rozrachunku. Dane są pobierane wraz z uruchomieniem dodatku i nie są aktualizowane na bieżąco, co oznacza, że w celu odświeżenia tego statusu należy uruchomić ponownie aplikację.
W aplikacji dostępne są dwa stany rozliczeń:
- Brak rozliczeń
- Częściowo rozliczony – w tym przypadku, aplikacja po najechaniu myszą na napis wyświetli następującą tabelę:
W tabeli przedstawiony jest rozrachunek oraz jego rozliczenia. W przypadku kiedy na dokumencie nie ma informacji o kwocie VAT dodatek wyświetla napis „brak danych”.
W przypadku zaznaczenia przynajmniej jednego rozrachunku do paczki przelewów w górnym prawym rogu pokaże się przycisk , który służy do wykonania weryfikacji rachunków bankowych kontrahentów z zaznaczonych rozrachunków.
W lewej dolnej części wyświetlane jest podsumowanie dla rozrachunków zaznaczonych do przelewu:
W prawej dolnej części okna są dostępne następujące przyciski:
- służący do powrotu do okna startowego,
- służący do przejścia do okna „Lista rachunków bankowych”, gdzie dostępne są informacje dotyczące rachunków bankowych wszystkich kontrahentów i ich status na białej liście podatników.
- służący do wygenerowania podglądu PDF obecnej konfiguracji paczki przelewów. W tym dokumencie użytkownik może zweryfikować czy konfiguracja paczki jest zgodna z oczekiwaniami,
- służący do wygenerowania paczki przelewów. Przed wygenerowaniem paczki aplikacja wyświetli listę niezweryfikowanych rachunków bankowych znajdujących się w paczce i pozwoli na dokonanie weryfikacji. Pytanie o sprawdzenie nie pojawi się w przypadku kiedy w profilu będzie zaznaczone automatyczne sprawdzanie lub wyświetlanie pytania zostało wyłączone. W przypadku automatycznego sprawdzania aplikacja pokaże wyniki weryfikacji. Po wykonaniu zadań aplikacja zapisze plik PDF oraz plik w formacie wybranego banku we wskazanym w profilu miejscu i automatycznie otworzy plik PDF.
Uwaga! W przypadku kiedy na stacji roboczej nie jest zainstalowana przeglądarka plików PDF może pojawić się błąd, że nie udało się otworzyć pliku. Błąd nie świadczy o błędnym wygenerowaniu się pliku PDF, czy pliku z paczką przelewów.