Case study z branży #Finanse i Księgowość
Komu pomogliśmy?
Naszym klientem jest polski oddział irlandzkiej firmy, zajmującej się rozbiorem bydła i sprzedażą poszczególnych część tuszy zwierząt.
- Branża: Finanse i księgowość z integracją systemów sprzedaży oraz raportowania.
- Wielkość firmy: Średnie przedsiębiorstwo obsługujące zarówno klientów lokalnych, jak i międzynarodowych.
- Rodzaj działalności: B2B – integracja modułów finansowych z systemami sprzedaży oraz raportowanie podatkowe.
- Lokalizacja: Polska, z integracjami z centralą międzynarodową.
- Główne produkty/usługi: Automatyzacja importu dokumentów księgowych i sprzedażowych, weryfikacja danych finansowych, wsparcie raportowania JPK_FA.
Problem
Klient zmagał się z brakiem automatycznego narzędzia umożliwiającego sprawny transfer dokumentów sprzedaży i zakupu do programu finansowo-księgowego. Konieczne było wprowadzenie systemu, który:
Naliczanie podatków
Umożliwiłby poprawne i zgodne z polskim prawem naliczanie podatków, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych.Dekretowanie dokumentów
Brakowało mechanizmu automatycznego dekretowania dokumentów w module finansowo-księgowym, co utrudniało pracę i wydłużało czas obsługi dokumentów.Spójność danych
Istniała potrzeba zapewnienia spójności i poprawności przesyłanych danych, aby uniknąć błędów i pomyłek w dokumentach księgowych.Raportowanie sprzedaży (JPK_FA)
Przygotowanie modułu Symfonia Handel do generowania raportów JPK_FA wymagało rozszerzenia systemu o szczegółowe pozycje dokumentów, które wcześniej nie były uwzględniane.Rozbieżności w funkcjonalności
Wystąpiły różnice w obsłudze korekt pomiędzy modułami finansowo-księgowym a sprzedażowym, co utrudniało wprowadzenie jednolitego rozwiązania.
Te problemy ograniczały efektywność działania działu księgowego oraz możliwość raportowania zgodnie z wymaganiami prawnymi.
Rozwiązanie
W pierwszym kroku zdecydowano się na import dokumentów sprzedaży oraz zakupu do programu finansowo księgowego.
Czekało to z faktu iż pierwszą potrzebą była możliwość sprawnego naliczania podatków według polskiego prawa. W tym celu klient potrzebował automatycznego narzędzia, które transferować będzie dokumenty odpowie zadekretowanie do moduł finanse i księgowość.
Zrealizowane zostało to poprzez dodanie dodatkowych tabel do bazy finan-sów i księgowości, które następnie przez informatyków z centrali firmy były według ustalonych wcześniej zasad i reguł uzupełniane.
Oczywiście ustaleniu podlegał również sposób ich importu i dekretowania po stronie polskiego oprogramowania. Po wystawieniu dokumentu był on zapisywany w ustalonych wcześniej miejscach i na żądanie użytkownika importowany do programu finanse i księgowość.
W celu zapewnienia spójności danych kontroler finansowych weryfikował po zakończonym miesiącu spójność i poprawność przesłanych danych. To narzędzie nie tylko skróciło pracę ale również wyeliminowało pomyłki i tak naprawdę umożliwiło sprawną pracę działowi księgowemu który mógł się skupić na swoich zadaniach.
Po wykonaniu tego mechanizmu klient zwrócił się do nas z prośbą o pomoc importowanie dokumentów sprzedaży do modułu symfonia handel. Podyktowane to było chęcią przygotowania się polskiego oddziału do możliwości raportowania sprzedaży pliku JPK_FA. Tu sprawa jest o tyle bardziej skomplikowana, gdyż poza kwotami i zapisami księgowymi istotne są również pozycje towarowe.
Dlatego dodatkowo tabele rozbudowane zostały o pozycje dokumentów. Wyzwaniem w tym wdrożeniu były rozbieżności funkcjonalne pomiędzy modułami w obszarze wystawiania korekt.
Efekt
Finalnie udało się ustalić wszystkie ścieżki postępowania i projekt jest obecnie w ostatniej fazie testów przed produkcyjnym uruchomieniem. Korzyścią w tym przypadku jest możliwość raportowania sprzedaży w pliku JPK_FA bez ponoszenia dodatkowych nakładów pracy po stronie operatora programu handlowego.
